Best Practice Automatisering and Best Practice KPIs
De sleutel tot een succesvolle Elektrotechnische Groothandel
In mei 2019 produceerde Bruno Koch van Billentis een rapport “The e-invoicing journey 2019-2025.” (U kunt hier een exemplaar van onze website downloaden.) Het geeft een overzicht van de opkomende technologieën die de komende vijf jaar e-facturatie waarschijnlijk zullen beïnvloeden.
Gezien de versnelling van de digitale transformatie van de supply chain als gevolg van de impact van COVID-19, zoals blijkt uit de laatste McKinsey Global Survey, worden veel van Bruno’s voorspellingen voor de toekomst nu in de supply chain gebracht terwijl ik dit schrijf.
Als u vóór 2020 een vijfjarenplan had voor de digitale transformatie van uw supply chain, zou ik u zeker aanraden om dit zo snel mogelijk te herzien en te beslissen welke stappen u moet nemen om de implementatie ervan te versnellen. Tenminste, als u dat nog niet doet. Met al het bewijs dat erop wijst dat digitaliserings- en automatiseringsplannen met ten minste drie jaar worden versneld, zou uw vijfjarenplan er op dit moment heel anders uit moeten zien.
Ik ga ervan uit dat u al best practice-processen hebt geïmplementeerd in de AP- en AR-teams, zoals besproken in mijn vorige twee blogs. De reden hiervoor is dat het digitaliseren van slechte processen die processen niet zal verbeteren, maar eerder verslechteren. Slechte processen bevatten vaak handmatige correcties die doorgaans niet worden gedocumenteerd, maar in de hoofden van een paar belangrijke personeelsleden zitten. Het is erg moeilijk om ongedocumenteerde handmatige interventies te digitaliseren!
Het zijn de gewenste resultaten die ertoe doen
De meest voorkomende fout bij automatisering is om automatiseringsinspanningen te richten op de verkeerde delen van het proces en, vaker wel dan niet, wordt dit gedreven door om te beginnen de verkeerde KPI’s in te voeren. De verleiding is om KPI’s te selecteren die de automatisering meten in plaats van het gewenste resultaat, dat is de reden waarom je in de eerste plaats het proces of een deel van het proces automatiseert.
De gewenste resultaten zijn afhankelijk van de problemen waarmee u in uw supply chain processen wordt geconfronteerd. Voorbeelden van problemen zijn onder meer overbelaste middelen, slechte klantenservice en te veel fouten. Het zijn de gewenste uitkomsten die de digitale KPI’s moeten meten, niet de automatisering. Laten we beginnen met het bekijken van enkele van de meest voorkomende digitale automatisering die in supply chain processen kan worden toegepast.
Digitalisering van papieren documenten is een van de meest voorkomende automatiseringen binnen supply chain processen. De automatisering van inkooporders was inderdaad het onderwerp van onze whitepaper over geautomatiseerde bestellingen. Naast inkooporders zijn er een aantal supply chain documenten die geschikt zijn voor digitalisering en zijn er een aantal benaderingen voor digitalisering. Het bepalen van de beste aanpak hangt af van een aantal factoren. Ze bereiken allemaal hetzelfde resultaat, namelijk het verminderen van de werkdruk van AR-personeel door handmatige gegevensinvoer uit hun dagelijkse activiteiten te verwijderen.
Door de gegevens van papieren, fax- of pdf-documenten duidelijk te digitaliseren, worden handmatige gegevensinvoertaken voor het AR-proces verwijderd, maar dat is slechts de eerste stap bij het verwerken van het document. Er zijn aanvullende taken in het proces die kunnen worden geautomatiseerd zodra het document is gedigitaliseerd. Om te bepalen welke de meest geschikte taken zijn om te automatiseren, moeten de gewenste resultaten eerst worden gedefinieerd. Automatisering van best-practices moet worden gekoppeld aan een gewenst resultaat dat is afgestemd op de bedrijfsdoelen.
Een gewenst resultaat voor het elimineren van handmatige taken is bijvoorbeeld een goed uitgangspunt, maar met welk doel? Handmatige tussenkomst kan nodig zijn om sommige bestellingen af te handelen, zoals bestellingen met speciale leveringsinstructies die moeten worden bevestigd voordat de bestelling wordt geaccepteerd. Een beter gewenst resultaat, afgestemd op de bedrijfsdoelen, kan het elimineren van fouten uit bestellingen zijn, en dan is het mogelijk om te focussen op automatisering van de beste praktijken om dit gewenste resultaat te ondersteunen.
Het verminderen van bestelfouten bespaart niet alleen kosten, maar verbetert ook de perfecte service. Dit gewenste resultaat sluit duidelijk aan bij de ondersteunende pijlers van het verhogen van de winstgevendheid en het verbeteren van de perfecte service om duurzame groei te bereiken.
Dezelfde aanpak kan worden toegepast op de automatisering van andere documenten en processen, zoals facturen, goederenontvangstbonnen, enzovoort. Definieer eerst het gewenste resultaat en automatiseer vervolgens om dat resultaat te bereiken. Als we kijken naar acceptatie van inkooporders of 3Way-matching voor facturen, is het belangrijk om te kijken hoe u goedkeuringen en uitzonderingen kunt automatiseren als onderdeel van het proces.
Wanneer is een KPI geen KPI?
Om een effectieve prestatiemaatstaf te zijn, moet een KPI ook worden gekoppeld aan een gewenst resultaat. Het behalen van het gewenste resultaat kan vervolgens worden gevolgd met behulp van de KPI en maatregelen zoals automatisering kunnen worden ingevoerd om dat resultaat te ondersteunen.
De verleiding is altijd aanwezig om de impact van de automatisering zelf te meten, in plaats van de impact die de automatisering heeft op het proces. Daarnaast is er ook de verleiding om te streven naar 100% automatisering zonder te bepalen of dat een gunstig resultaat is om op te richten. Naast de uitdaging om het rendement te verminderen, is er ook het feit dat 100% automatisering simpelweg niet haalbaar of wenselijk is.
Zoals ik al eerder zei, kan succes of mislukking zo simpel zijn als het kiezen van het goede of het verkeerde KPI om te meten. Als u bijvoorbeeld de verwerking van inkooporders automatiseert om tijd vrij te maken voor uw AR-team, zal het hebben van een KPI op basis van de waarde van geautomatiseerde inkooporders de inspanningen richten op uw grootste klanten met een klein aantal hoogwaardige orders. De effectievere plaats om automatiseringsinspanningen te concentreren om AR-teamtijd vrij te maken, is bij de kleinere bedrijven; waar er een groot aantal bestellingen met een lage waarde is. Een betere KPI is dus het aantal inkooporders dat automatisch wordt verwerkt. Met de verkeerde KPI kan het lijken alsof automatisering tot significante resultaten leidt, terwijl het in werkelijkheid de verkeerde resultaten oplevert.
Het komt erop neer dat er best-practice KPI’s zijn die best-practice automatisering ondersteunen. Ze moeten echter worden gekoppeld aan gewenste bedrijfsresultaten die zijn afgestemd op zakelijke doelen en doelstellingen. Als u aan het begin van uw automatiseringsproject geen gewenste bedrijfsresultaten heeft gedefinieerd, kunt u het rendement op uw investering niet maximaliseren.
Daarom, als u niet achterblijft terwijl uw concurrenten de digitale transformatie van hun toeleveringsketens versnellen, moet u ervoor zorgen dat u niet automatiseert omwille van de automatisering. Definieer uw gewenste resultaten en implementeer automatisering van de beste praktijken, gemeten aan de hand van de KPI’s van de beste praktijken, om het behalen van die resultaten te ondersteunen.
Nu we op weg zijn naar een wereld die zich na de lock doen bevindt, moet u uw plannen echt naar voren brengen, ervoor zorgen dat ze gebaseerd zijn op de gewenste resultaten en nu handelen voordat het te laat