Traitez-vous automatiquement les factures ou les saisissez-vous encore manuellement dans vos systèmes pour approbation et paiement ?
Si vous avez commencé à automatiser le traitement de vos factures, cela vous permet-il de réaliser les économies de temps et de coûts que vous aviez prévues ?
Il y a beaucoup à gagner en temps et en argent en automatisant le traitement des factures, mais il est important de se rappeler qu'il n'y a pas de "taille unique" en matière d'automatisation. C'est un point important à ne pas oublier lors de la définition de la portée de votre projet.
Il est évident qu'il faut commencer par vos plus gros fournisseurs, mesurés par la valeur totale des factures que vous recevez d'eux. Après tout, ce sont les fournisseurs les plus importants pour la plupart des entreprises. Le problème, cependant, est qu'en termes de nombre de factures, ils représentent probablement le plus petit nombre de factures. En général, ces fournisseurs envoient des factures moins nombreuses, mais plus importantes.
C'est la règle classique des 80-20 : 80% de la valeur des factures ne représentent que 20% du nombre de factures. Si vous automatisez les factures de vos plus gros fournisseurs, il vous reste la longue traîne des factures de vos plus petits fournisseurs. Elles représentent 20% de la valeur mais 80% du mal de tête.
Avec les petits fournisseurs, les difficultés sont encore plus grandes. Il se peut qu'ils n'aient pas de capacité EDI et qu'ils utilisent encore le texte des courriels, les fichiers PDF, les télécopies ou même le papier pour vous envoyer leurs factures. De plus, ces factures sont toutes dans des formats différents et vous ne faites peut-être pas assez d'affaires avec certains fournisseurs pour pouvoir dicter le format des factures qu'ils vous envoient.
Ce sont ces factures provenant de la longue traîne de vos fournisseurs qui vous donneront les plus gros maux de tête si vous ne les abordez pas dans le cadre de votre projet d'automatisation. C'est là qu'une approche "taille unique" ne résout pas tous les problèmes et fait que les projets d'automatisation ne répondent pas aux attentes.
Alors, quelles sont les options pour faire face à la queue des fournisseurs et de leurs factures ?
- EDI - C'est le moyen le plus efficace d'automatiser le traitement des factures et il offre une intégration transparente de bout en bout dans votre chaîne d'approvisionnement et vos systèmes de back-office pour tous les documents échangés. Cependant, il est probable que certains de vos fournisseurs à faible volume ne soient pas prêts à investir dans l'EDI et les options suivantes peuvent constituer une meilleure alternative.
- Portail web - Si vos fournisseurs ne sont pas compatibles avec l'EDI, un Portail web est le moyen le plus efficace d'envoyer des commandes à vos petits fournisseurs et de recevoir leurs factures. Les fournisseurs doivent s'inscrire pour avoir accès au portail, ce qui renforce la sécurité et garantit l'exactitude des factures.
- ROC - Pour les fournisseurs qui ne peuvent ou ne veulent envoyer que des factures PDF par e-mail, l'OCR constitue l'approche la plus précise pour numériser les factures. Toutefois, en raison des coûts d'installation potentiellement élevés et de la nécessité de valider, de traiter manuellement les exceptions et de corriger les erreurs, cette option ne doit pas être privilégiée.
- Traduction PDF - Il s'agit d'une méthode alternative moins coûteuse que l'OCR pour numériser les factures PDF et qui nécessite moins d'intervention manuelle que l'OCR. Elle n'est pas aussi précise que l'EDI mais offre aux fournisseurs un moyen de facturation électronique avec peu d'impact sur leurs processus existants.
- Saisie manuelle externalisée - Aussi surprenant que cela puisse paraître, il s'agit d'un moyen très rentable et précis de numériser les factures et il peut traiter toute forme de facture, y compris les factures papier qui arrivent par la poste. C'est un excellent moyen de gérer les factures de vos nombreux fournisseurs et je vous recommande de l'étudier sérieusement.
Et une fois que votre facture est numérisée, il faut procéder à la validation et à la correspondance à trois voies avec la réception des marchandises, mais je traiterai de ce sujet dans un autre blog.
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