In this article, we outline the perils of automating invoice processing and how to avoid them.
Traitez-vous automatiquement les factures ou les saisissez-vous encore manuellement dans vos systèmes pour approbation et paiement ?
Si vous avez commencé à automatiser le traitement de vos factures, cela vous permet-il de réaliser les économies de temps et de coûts que vous aviez prévues ?
There is a lot to be gained in both time and money by automating invoice processing. However, it’s important to remember it is not “one-size-fits-all” when it comes to automation. This is an important point to remember when scoping your project.
Start With Your Largest Suppliers
Il est évident qu'il faut commencer par vos plus gros fournisseurs, mesurés par la valeur totale des factures que vous recevez d'eux. Après tout, ce sont les fournisseurs les plus importants pour la plupart des entreprises. Le problème, cependant, est qu'en termes de nombre de factures, ils représentent probablement le plus petit nombre de factures. En général, ces fournisseurs envoient des factures moins nombreuses, mais plus importantes.
C'est la règle classique des 80-20 : 80% de la valeur des factures ne représentent que 20% du nombre de factures. Si vous automatisez les factures de vos plus gros fournisseurs, il vous reste la longue traîne des factures de vos plus petits fournisseurs. Elles représentent 20% de la valeur mais 80% du mal de tête.
Smaller Suppliers
With smaller suppliers, the challenges are compounded. They may not have EDI capability and are still using email, PDFs, fax, or even paper to send you invoices. Further to that, these invoices will all be in different formats and you may not do enough business with some suppliers to be able to dictate the format of the invoices they send you.
It is these invoices from the long tail of your suppliers that will give you the greatest headaches if you do not address them as part of your automation project. This is where a “one-size-fits-all” approach does not solve all the problems and results in invoicing automation projects failing to meet expectations.
Tools To Automate Invoice Processing
Alors, quelles sont les options pour faire face à la queue des fournisseurs et de leurs factures ?
- EDI - This is the most effective means of automating invoice processing. It offers seamless end-to-end integration across your supply chain and back-office systems for all exchanged documents. However, it is likely some of your low-volume suppliers will not be willing to invest in EDI and the following options may be a better alternative.
- Portail web - Si vos fournisseurs ne sont pas compatibles avec l'EDI, un Portail web est le moyen le plus efficace d'envoyer des commandes à vos petits fournisseurs et de recevoir leurs factures. Les fournisseurs doivent s'inscrire pour avoir accès au portail, ce qui renforce la sécurité et garantit l'exactitude des factures.
- ROC - Pour les fournisseurs qui ne peuvent ou ne veulent envoyer que des factures PDF par e-mail, l'OCR constitue l'approche la plus précise pour numériser les factures. Toutefois, en raison des coûts d'installation potentiellement élevés et de la nécessité de valider, de traiter manuellement les exceptions et de corriger les erreurs, cette option ne doit pas être privilégiée.
- Traduction PDF - This is a lower-cost alternative method to OCR for digitising PDF invoices. It requires less manual intervention than OCR. Not as accurate as EDI but offers suppliers an electronic means of invoicing with little impact on their existing processes.
- Saisie manuelle externalisée - Surprising as it may seem this is a very cost-effective and accurate means of automating invoices and can handle any form of an invoice, including paper invoices that arrive in the post. It is a great way to manage invoices from your tail of suppliers and once I would recommend seriously investigating.
Et une fois que votre facture est numérisée, il faut procéder à la validation et à la correspondance à trois voies avec la réception des marchandises, mais je traiterai de ce sujet dans un autre blog.
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