Solutions d'Automatisation de la Gestion des Commandes Clients

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Automatisation de la gestion des commandes clients

Dans ce domaine c’est l’EDI qui donne les meilleurs résultats pour échanger avec vos clients. Cependant, votre entreprise peut encore recevoir des commandes par courrier électronique. 

La solution d'automatisation de la gestion de commande client de B2BE est basée sur l'OCR et l'IA. Elle numérise les commandes clients pour les intégrer automatiquement à un ERP ou un système d'entreprise, tout comme une commande EDI.

La solution d'automatisation de la gestion des commandes clients est hautement configurable. Elle est basée sur l'intelligence artificielle et des workflows pour gérer les données et la validation. Cela permet de s'assurer que le contenu reçu par voie électronique ne crée pas de problèmes dans votre système. Si c'est le cas, vous pouvez être informé à l'avance.

L'automatisation de la gestion des commandes clients permet de résoudre les problèmes suivants

Délais de traitement

Recevoir beaucoup de commandes par email signifie que vous devez aussi éliminer les messages non valides. Identifier et gérer les commandes légitimes et les imprimer ou les enregistrer.Ensuite, il faut traiter la commande. Cela prend du temps. Par conséquent, les équipes du service clientèle consacrent plus de temps à des tâches administratives qu'à apporter une valeur ajoutée à vos clients.

Gestion multicanaux

Comme la plupart des entreprises aujourd'hui, vous pouvez recevoir des commandes clients par EDI, e-mail ou éventuellement par fax. Chaque canal doit être géré différemment et chacun a ses propres défis et processus à gérer. Le simple fait de devoir gérer les processus n'apporte pas une grande valeur ajoutée et peut prendre beaucoup de temps.

Précision du contenu des commandes clients

Selon le secteur et la nature des marchandises, de nombreuses commandes clients peuvent rencontrer des problèmes de données.Ces problèmes peuvent affecter les produits et même leurs lieux d'expédition. Identifier manuellement ces problèmes prend du temps. Cela ralentit la gestion des commandes clients. En conséquence, votre capacité à honorer vos commandes est réduite.

Identification des erreurs

Les équipes du service clientèle doivent identifier les erreurs dans les commandes clients. Cela peut impliquer des appels à vos clients pour clarifier le contenu. Une mise à jour de la commande client est parfois nécessaire. Cette étape supplémentaire ajoute du temps à la gestion et affecte l’efficacité du service clientèle.

Heures limites d'expédition

Nous travaillons dans le respect des délais. Dans de nombreux secteurs, une commande contractuelle avant une heure limite signifie une livraison le jour même ou le lendemain. Un arriéré ou des difficultés de traitement signifient que la commande ne peut pas être traitée avant l'heure limite. En conséquence, les marchandises ne seront pas expédiées.

Workflow B2BE pour l'automatisation de la gestion des commandes clients

La solution B2BE d'automatisation de la gestion des commandes clients est une solution basée sur l'OCR et l'intelligence artificielle. Elle numérise les commandes clients afin qu'elles puissent être intégrées automatiquement dans votre ERP ou système d'entreprise de la même manière qu'une commande EDI.

Caractéristiques principales de la solution B2BE d'automatisation de la gestion de commande client

Apprentissage de l'Intelligence Artificielle (IA)

La solution d'automatisation du la gestion de commande client utilise l'IA. Elle s'applique au processus de capture des données OCR. Si des problèmes sont identifiés, le système apprend.Le système détectera automatiquement les problèmes sur les commandes clients. Cela garantit que les données soient capturées avec précision.

Validation et workflow

La solution d'automatisation pour la gestion des commandes clients utilise les technologies OCR et IA. Elle est configurable pour valider les données de la commande client sous forme électronique.Les règles de validation sont définies dans le flux de travail. Cela permet d’identifier et de corriger les problèmes liés aux données de votre client. La commande client est ensuite intégrée dans votre ERP ou système d'entreprise. Des notifications peuvent signaler la correction de problèmes ou le rejet de la commande client en cas de problèmes fondamentaux.

Accès et facilité d'utilisation

Solution d'automatisation de la gestion des commandes clients est accessible via le portail Order to Cash. Elle héberge tous vos workflows, documents et plus encore. Basée sur le cloud computing, elle est facile à utiliser. On peut aisément accorder ou non l'accès. Des pistes d'audit complètes et des rapports de gestion sont disponibles. Cela garantit une gestion plus efficace des commandes de clients.

Visibilité

Toutes les commandes clients peuvent être suivies lorsqu'elles passent par la solution B2BE d'automatisation de la gestion des commandes clients. Les fichiers reçus sont disponibles via le portail Order to Cash. Ils incluent les PDF et les fichiers électroniques. Ces fichiers sont disponibles historiquement.Lorsque la commande client est liée à une solution O2C, elle peut être liée à d'autres documents dans l'ensemble des transactions. Cela facilite la visualisation de tous les éléments associés et des différentes parties prenantes de votre organisation. Par exemple les factures et les preuves de livraison sont reliées.

API de validation d'adresse

Si votre entreprise a des clients pour lesquels vous gérez de nombreuses expéditions directes, l'adresse d'expédition change à chaque commande. Les entreprises de transport comptent sur l'exactitude de l'adresse. B2BE peut donc valider les adresses d'expédition, ou toute autre adresse d'ailleurs. Au fur et à mesure que la commande est traitée, le système rectifie automatiquement ou identifie les adresses problématiques à l'aide de l'API de validation d'adresse de Google.

Pourquoi utiliser l'automatisation de gestion de commande client?

Que pouvez-vous réaliser avec la solution B2BE d'automatisation de la gestion des commandes clients?

Gestion des commandes clients multicanales

Vous pouvez utiliser la solution B2BE d'automatisation de la gestion des commandes clients en combinaison avec une solution de gestion des documents, notamment l'EDI, par exemple. Cela signifie que toutes vos commandes clients arriveront par le même canal et que les mêmes règles et processus s'appliqueront. Cela facilitera grandement la gestion et le traitement des commandes clients par les équipes du service client.

Réduction des erreurs et automatisation

En appliquant à la fois la logique de l'intelligence artificielle et la validation via le workflow de validation des documents de B2BE, les problèmes peuvent être identifiés automatiquement. Vos équipes du service client n'auront plus qu'à gérer les exceptions. Cela leur permettra de mieux servir les clients et à être proactifs plutôt que d’être simplement réactifs.

Règles de confiance

Certaines informations sont plus importantes que d'autres. Par exemple, les codes articles et les prix sont très importants, alors que les conditions générales le sont moins. La solution d'automatisation de la gestion des commandes clients peut être configurée pour capturer ce dont votre système a besoin. Des niveaux de confiance peuvent être définis dans le logiciel d'OCR afin que les données qui posent problème puissent être identifiées rapidement.

Reporting

La solution d'automatisation de la gestion de commande client dispose d'une gamme de rapports permettant de comprendre l’état du système et de la solution, de rendre compte du débit et des volumes et de fournir des informations instantanées. De même, les erreurs ou certaines règles peuvent également déclencher des courriels et des alertes automatisés afin que vous disposiez des bonnes informations à tout moment.