Solutions de gestion de documents
Solutions sans contact, permettant l'automatisation à 100% de vos documents de la chaîne d'approvisionnement
Les solutions de gestion de documents de B2BE créent un environnement de gestion de documents automatisé, sans contact, pour automatiser tous vos documents commerciaux, quelle que soit la manière dont ils doivent être envoyés ou reçus. Quelle que soit la manière dont vos partenaires commerciaux, fournisseurs ou clients, doivent commercer avec votre organisation, grâce aux solutions de B2BE, ils peuvent être entièrement automatisés, à 100% par voie électronique.
Éliminez le stress lié à la gestion de plusieurs méthodes différentes de réception et de distribution de documents pour créer un canal unique entrant et sortant de votre organisation et de votre système ERP. Quel que soit le document que vous devez envoyer ou recevoir. Que vous souhaitiez distribuer des documents via EDI, Web EDI, Email ou Print and Post, ou recevoir des documents via EDI, Web EDI, numérisation de documents ou OCR. Dans tous les cas, B2BE peut créer la solution qui répond à tous vos besoins en matière de gestion de documents. Combinez une ou plusieurs méthodes de distribution ou de réception pour couvrir toutes vos bases de gestion de documents.
Les solutions de gestion de documents de B2BE sont également conçues pour fonctionner de manière transparente avec les solutions Procure to Pay ou Order to Cash de B2BE afin de mieux automatiser les fonctionnalités de votre back-office.
Solutions de gestion de documents
Numérisation de documents
De nombreuses organisations ont une longue chaîne d'approvisionnement ou une base d'approvisionnement qui n'est pas compatible avec l'EDI. Grâce à la solution de numérisation des documents de B2BE, toutes les factures papier de vos fournisseurs peuvent être reçues par voie électronique, à 100%.
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EDI
La solution EDI de B2BE, basée sur le cloud, ne nécessite aucun logiciel et permet à votre organisation de se connecter une fois et de se connecter à plusieurs. Une fois que vous êtes connecté à B2BE, vous pouvez vous connecter facilement à tous ceux qui sont capables d'utiliser l'EDI.
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Passerelle de messagerie
Si bon nombre de vos partenaires commerciaux sont capables d'utiliser l'EDI, il y en a beaucoup qui ne le sont pas ou dont les documents ne se prêtent pas facilement à l'intégration. Grâce à la solution e-mail de B2BE, les documents sont électroniques pour vous et sont envoyés par e-mail au destinataire.
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Facturation des interventions sur site
Pour ceux qui travaillent dans les services pétroliers et qui utilisent FieldFX, la solution Field to Invoice signifie que vos factures et les tickets correspondants peuvent être envoyés en temps réel depuis le terrain. Pas de perte de temps ni d'attente du retour des ressources au bureau avant l'émission des factures.
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PEPPOL
Si vous cherchez à tirer parti du réseau PEPPOL, B2BE est un point final accrédité PEPPOL. B2BE peut vous permettre d'être rapidement opérationnel lorsque vos partenaires commerciaux se sont alignés sur PEPPOL.
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Gestion de l'impression
Alors que l'EDI et le courrier électronique vous garantissent une activité essentiellement électronique, certains clients souhaitent et ont encore besoin de recevoir des documents par la poste. La solution de gestion des impressions de B2BE vous permet de rester 100% électronique tout en bénéficiant des services de gestion des impressions de B2BE qui réduisent les coûts.
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Web EDI
Vous avez des fournisseurs qui ne sont pas capables d'utiliser l'EDI et vous voulez quand même pouvoir échanger tout type de document par voie électronique ?
Ou êtes-vous un vendeur qui a besoin de commercer avec de nombreux clients par voie électronique ? La solution Web Trader de B2BE est une solution EDI entièrement hébergée, basée sur le cloud, qui vous aidera à le faire. Négociez par voie électronique.
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Workflow
Chez B2BE, nous comprenons que la gestion des documents n'est pas toujours une sinécure. Parfois, les documents et les données posent des problèmes ou nécessitent encore une intervention manuelle. B2BE dispose d'une gamme de workflows de gestion de documents pour vous aider à avancer facilement.
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Défis liés à l'utilisation de solutions de gestion documentaire traditionnelles
Exigences complexes
Les partenaires commerciaux, les fournisseurs et les clients disposent d'un large éventail de possibilités pour échanger des documents commerciaux entre eux. Certains sont plus sophistiqués, tandis que d'autres le sont moins. La création d'un environnement permettant de gérer tous les aspects de vos relations commerciales n'est pas facile à gérer et signifie également que davantage de ressources sont nécessaires pour les gérer en fonction de leur complexité et des exigences multicanaux.
Des normes qui évoluent
Lorsque vous faites du commerce électronique, vous pouvez faire du commerce dans de nombreux secteurs et avec de nombreux partenaires commerciaux différents, qui supportent tous des normes différentes et ont des exigences différentes en matière de commerce électronique, de règles de validation et d'accréditation. Tout cela ajoute des couches de complexité à gérer et à soutenir.
Préparation électronique des partenaires commerciaux
Certains secteurs, comme celui des produits de grande consommation, exigent des transactions électroniques, tandis que d'autres, en raison de la nature de leurs méthodes d'achat et de vente, sont moins aptes à le faire. La capacité électronique implique également un certain niveau d'investissement qui, en termes habituels, est compensé par une réduction des coûts. Cependant, ce n'est pas toujours le cas en raison de la complexité d'une industrie ou simplement parce que les volumes ne compensent pas le retour sur investissement.
Visibilité de l'entreprise
L'un des facteurs clés associés à l'automatisation et à la rationalisation est la possibilité d'accompagner l'entreprise dans sa démarche. Pour ce faire, elles doivent disposer d'une visibilité et d'informations à portée de main pour avoir le sentiment de faire partie du voyage. Ils doivent être convaincus !
Temps et efforts
Bien sûr, la gestion de la distribution manuelle et disparate des documents commerciaux entre vos fournisseurs et vos clients ajoute au temps physique que cela prend. Plus c'est manuel, plus on perd du temps à distribuer les documents, et les ressources ne sont pas utilisées de manière efficace ou efficiente dans des domaines qui apportent une valeur ajoutée.
Caractéristiques principales des solutions de gestion de documents de B2BE
Enrichissement et validation
L'une des clés pour assurer l'intégration et la transmission ou la réception de documents avec précision est de s'assurer que les bonnes données sont envoyées et reçues. B2BE est capable d'enrichir et de valider les données à la volée, au fur et à mesure de leur envoi ou de leur réception, afin de garantir que votre organisation ou vos partenaires commerciaux obtiennent les bonnes informations, même si vous n'êtes pas en mesure de les transmettre dans les fichiers que vous envoyez à B2BE.
Plusieurs et tout format
Que vous souhaitiez échanger un seul document, comme des factures, ou plusieurs types de documents, la solution de gestion de documents de B2BE permet la transmission de n'importe quel format tout en conservant un seul format dans et hors de votre propre environnement. B2BE peut gérer les fichiers EDI afin qu'ils soient envoyés et reçus dans votre format ou celui de votre partenaire commercial. Si vous devez envoyer des documents par courriel ou via la solution de gestion d'impression de B2BE, ils peuvent être envoyés de manière à correspondre à vos propres documents physiques.
Outils de traitement des documents
B2BE dispose d'une gamme d'outils basés sur le cloud pour vous aider dans la gestion de vos documents. Que vous souhaitiez valider des documents avant leur intégration dans votre système ERP ou que vous souhaitiez donner aux fournisseurs d'autres moyens de recevoir et d'envoyer des documents. B2BE offre une gamme d'outils pour vous aider dans vos processus de gestion de documents, dans lesquels vous pouvez vous approprier le processus.
Visibilité en ligne
Archivage
Certains processus d'achat ou de vente peuvent se dérouler sur une longue période, les dépenses en capital, par exemple, peuvent avoir des cycles plus longs. De même, les factures sont soumises à des restrictions quant à la durée de leur conservation à des fins de déclaration fiscale. Tous les documents envoyés ou reçus dans l'une des solutions de gestion de documents de B2BE peuvent être conservés pendant une période donnée à des fins d'historique et de rapport, afin de garantir qu'ils soient faciles à trouver et à portée de main de l'utilisateur.
Ce que vous pouvez réaliser avec les solutions de gestion documentaire de B2BE
Simplification
La possibilité d'envoyer et de recevoir n'importe quel document en fonction de ce que vos partenaires commerciaux peuvent prendre en charge signifie qu'il est plus facile de commercer avec vos partenaires commerciaux en utilisant n'importe quelle approche qui peut être modifiée en quelques secondes, facilement et simplement, sans qu'il soit nécessaire d'avoir de grandes compétences techniques pour le faire. Plus il est facile de commercer électroniquement, plus l'adoption est rapide et plus votre organisation est sur la voie de la rationalisation et de la réduction des coûts.
Automatisation sans intervention manuelle
Une fois installée, la solution de gestion de documents signifie que les fichiers que vous envoyez ou recevez entre B2BE et votre organisation sont automatisés et sans contact. De même, vous n'avez plus besoin de toucher aux documents qui sont envoyés ou reçus entre vos fournisseurs ou vos clients. Le processus de bout en bout est entièrement automatisé, même si vous devez renvoyer des documents.
Tout document, toute méthode de distribution
Les solutions de gestion de documents peuvent être fournies pour répondre au mieux aux besoins de votre organisation et de vos partenaires commerciaux, tout en se concentrant sur la suppression des processus manuels. La combinaison de plusieurs approches permet également à votre organisation de faire passer la distribution des documents de modes plus inefficaces et coûteux à des approches plus efficaces et rentables. Les solutions de B2BE peuvent être facilement combinées.
Outils de collaboration
Tous les documents que vous envoyez ou recevez sont disponibles en ligne via l'espace client B2BE ou, pour une solution plus personnalisée, que vous pouvez partager avec vos fournisseurs et clients via le portail Web B2BE. Cela signifie que votre entreprise et vos partenaires commerciaux ont une visibilité totale de tous les documents qu'ils échangent avec votre organisation et, dans les cas où le document fait partie d'un ensemble de transactions plus important, ils peuvent être liés pour faciliter la traçabilité.
Solutions gérées
Pour vous aider dans votre parcours de gestion documentaire, vous pouvez être maître de votre destin ou B2BE peut vous aider et fournir à votre organisation des services gérés. Cela signifie que pour les solutions de gestion de documents telles que l'EDI, B2BE peut vous aider à intégrer vos clients ou fournisseurs et à gérer les aspects techniques du voyage, laissant votre organisation et vos équipes se concentrer sur les relations commerciales clés liées à la gestion de vos partenaires commerciaux.
Succès de la gestion des documents
En toute confiance
