Solutions de numérisation des documents
Numériser le manuel pour devenir l'électronique
Si les solutions de gestion de documents sont généralement en mesure d'automatiser la majeure partie de vos documents entrants, il reste un certain nombre de documents que vous pouvez recevoir sur papier, ou au format PDF, et qui nécessitent encore un traitement manuel. Les factures des fournisseurs sont un domaine dans lequel votre organisation peut encore recevoir beaucoup de documents sous forme papier.
Le processus de numérisation des documents permet la réception de ces documents qui sont ensuite numérisés pour pouvoir suivre le processus standard d'un document électronique. Cette solution est un excellent moyen de supprimer toutes les factures manuelles des fournisseurs afin que vous receviez 100% par voie électronique, ce qui vous permet de mettre en place une approche très flexible au sein de votre suite de gestion de documents.
La numérisation des documents contribue à résoudre
Réception et traitement
Lorsqu'il s'agit de documents manuels, en particulier de factures de fournisseurs, la réception de ces documents sous forme papier signifie qu'ils doivent être reçus, triés, gérés et traités, puis stockés. Tout cela prend du temps et est très manuel.
Audit et contrôle insuffisants
Comme pour la plupart des processus manuels, il y a toujours une marge d'erreur. La réception de copies papier et le traitement respectif qui doit avoir lieu signifient qu'il n'y a pas de moyen garanti de s'assurer que tous les documents ont été reçus et traités correctement et que l'audit est limité.
Utilisation des ressources
Le manuel, en particulier la réception de documents, implique une forte utilisation de ressources à gérer. Les salles de courrier, le tri, la préparation, la numérisation et le traitement consomment tous beaucoup de ressources humaines et matérielles.
Erreurs de saisie
Bien entendu, l'un des plus grands problèmes des documents manuels, tels que les factures des fournisseurs, est celui des erreurs de saisie. Si le document doit être traité manuellement, cela signifie une saisie fastidieuse et des erreurs peuvent facilement être commises, ce qui aura des répercussions sur les étapes suivantes du traitement du document, par exemple le rapprochement des factures des comptes fournisseurs.
Temps de traitement
Les processus manuels prennent également beaucoup de temps. Lorsqu'il y a un encaissement, une préparation et un traitement manuels, cela ajoute du temps, ce qui signifie des coûts et potentiellement la perte de remises sur règlement. Par exemple, pour les factures des fournisseurs.
Workflow de numérisation de B2BE
Grâce à notre solution de numérisation des documents, tous vos documents manuels, tels que les factures des fournisseurs, peuvent être numérisés, ce qui vous évite de devoir traiter des documents papier et vous offre une solution de réception électronique des documents 100%.
Caractéristiques principales de la solution de numérisation de documents de B2BE
Capture d'en-tête et de ligne
La solution de numérisation de documents B2BE peut capturer les valeurs de ligne et d'en-tête en fonction des exigences de capture. Cela signifie que les données peuvent être traitées intégralement. Par exemple, le rapprochement à trois facteurs des comptes fournisseurs a les valeurs de ligne si l'en-tête ne correspond pas à la valeur de la réception de marchandises et du bon de commande afin de garantir que les problèmes peuvent être identifiés au niveau de la ligne.
Réception du document par courriel
De nombreux documents sont désormais reçus par courrier électronique sous forme de fichiers PDF (ou d'autres fichiers image). Ceux-ci peuvent facilement être traités par B2BE dans le cadre du prétraitement. Les documents sont supprimés des e-mails, les audits conservés et le contenu de l'e-mail lié au PDF ou à l'image. Les documents sont ensuite automatiquement envoyés dans la solution de numérisation.
Enrichissement des données
B2BE comprend que, comme dans le cas d'une solution EDI, les documents papier peuvent ne pas contenir les informations dont le destinataire a besoin et peuvent nécessiter des données différentes pour intégrer les documents ; l'enrichissement des fichiers peut donc se faire à la volée afin de réduire le taux d'erreurs.
Qualité de la numérisation des données
Les données sont traitées deux fois dans la solution de numérisation de documents de B2BE, puis comparées et validées pour éliminer les erreurs. De même, les données contenues dans le document peuvent être validées afin de s'assurer que les données de l'expéditeur ne créeront pas simplement des erreurs et des efforts supplémentaires pour les rectifier dans le système ERP du destinataire.
Fonction de rejet automatique
Une série de règles de gestion peut également être configurée dans la solution de numérisation de documents afin de rejeter les documents vers l'expéditeur s'ils ne peuvent pas être numérisés. Par exemple, lorsque le contenu est incorrect ou que la qualité est mauvaise. De même, les documents qui ont été envoyés et qui sont censés être un certain type de document, par exemple une facture, peuvent également être rejetés ou simplement archivés et non traités afin que vous n'ayez pas à traiter des documents erronés.
Pourquoi la numérisation des documents ?
On estime que la saisie manuelle des données des factures engendre des taux d'erreur de plus de 20% dans l'environnement des comptes fournisseurs d'une entreprise.
Ce que vous pouvez réaliser avec la solution de numérisation de documents de B2BE
Réception des factures à 100% en électronique
Si vous combinez une solution de numérisation de documents B2BE pour les factures fournisseurs, par exemple avec l'EDI et Web Trader, vous serez en mesure de recevoir 100% de vos factures fournisseurs par voie électronique. Ceci s'applique bien sûr aux autres types de documents qu'il est logique de numériser.
99% de Précision pour la saisie des données
Les solutions de numérisation de documents de B2BE garantissent l'exactitude de la capture des données à 99% et vous évitent beaucoup de temps perdu à cause des levées de doutes grâce à l'approche du double traitement et aux processus de comparaison/révision et de rectification. Cela signifie que les données capturées reflètent directement ce qui a été envoyé. Bien sûr, cela peut ne pas être correct et les processus de validation, d'enrichissement et de rejet aident à gérer cela.
Capture des données intelligente
Dans de nombreux cas, votre système, ou l'une des solutions Purchase to Pay ou Order to Cash de B2BE, n'a besoin que de certaines données d'un document. Cela signifie que la configuration de la capture du document peut être configurée pour ne capturer que ce dont vous avez besoin et que vous utiliserez réellement.
Une meilleure visibilité
Tout document de la solution de numérisation de documents B2BE conserve le document original (PDF, image), les données capturées et le fichier que votre organisation a reçu afin que vous puissiez voir exactement ce qui s'est passé si nécessaire. Bien sûr, tous les documents ont un journal d'audit et s'ils font partie d'un ensemble de transactions plus important, ils peuvent également être liés aux autres documents connexes.
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