Solutions de gestion de l'impression

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Lorsque vous voulez automatiser votre document imprimé

Bien que vous puissiez automatiser un grand nombre de vos exigences en matière de gestion des documents, il est toujours nécessaire d'imprimer et de poster de nombreux documents, tels que les factures, car certains clients préfèrent encore recevoir du papier.

Bien que l'impression et le courrier ne soient pas la solution de gestion de documents la plus efficace, ils peuvent être automatisés par B2BE. Ainsi, vous pouvez envoyer des documents par voie électronique à B2BE, comme tout autre document électronique, et il peut s'agir en fait du même flux de données. Le processus d'impression et de distribution est ensuite géré par B2BE, de sorte que vous n'avez pas besoin de vous occuper du papier.

B2BE peut également consolider et optimiser le courrier afin de réduire les coûts. Bien sûr, si vous disposez d'une solution complète de gestion des documents, les partenaires commerciaux qui reçoivent du papier peuvent être transférés au fil du temps vers une approche plus rentable et plus efficace. Pourquoi continuer à imprimer et à poster des documents alors que B2BE peut gérer l'ensemble de l'acheminement et des canaux de vos documents ?

La gestion de l'impression permet de résoudre les problèmes suivants

Tâches chronophages

Les délais et ressources humaines nécessaire pour préparer et distribuer des documents postaux peuvent être très long et fastidieux. La gestion des stocks et des niveaux d'inventaire, la gestion des équipements et de leur entretien et, enfin, l'impression, le pliage et l'insertion des articles dans les enveloppes prennent beaucoup de temps.

Risque d'erreur

Comme tout processus manuel, ou lorsqu'une automatisation limitée est utilisée, les risques d'erreurs sont plus élevés. Cela augmente le risque, vous ne voulez pas envoyer une facture pour un client à un autre, par exemple.

Coûts élevés

La gestion d'une salle de courrier sophistiquée est coûteuse. Pour réduire les coûts, il faut investir dans des équipements de pliage et d'affranchissement. De même, il faut maintenir des stocks d'enveloppes, de papier à lettres et de consommables, ce qui ajoute des frais généraux et des coûts fixes.

Forte intensité de main-d'œuvre

La gestion de l'équipement nécessaire pour gérer le processus d'impression et de postproduction exige une main-d'œuvre importante et il faut gérer le basculement en cas d'absence d'un employé. Lorsque les besoins en matière d'impression et de postproduction sont moindres et que l'équipement ne vaut pas la peine d'être investi, l'élément travail augmente de façon exponentielle.

Travail à faible valeur ajoutée

Le simple fait que la gestion des processus de courrier physique est fastidieuse. Les ressources humaines peuvent commettre des erreurs lorsqu'elles ne sont pas concentrées, ce qui a de nombreuses répercussions. Les ressources sont coûteuses et peuvent être utilisées dans une organisation de manière beaucoup plus productive.

Workflow B2BE de gestion des impressions

Notre solution de gestion d'impression est un excellent moyen d'automatiser l'impression et la distribution de documents physiques afin de réduire vos coûts tout en vous aidant à mettre en place une solution de gestion de documents très flexible.

Principales caractéristiques de la solution B2BE de gestion des impressions

Groupage

La solution de gestion des impressions de B2BE permet de grouper les documents destinés au même destinataire afin de réduire le nombre d'articles qu'il reçoit et de contribuer à réduire les coûts d'impression et de courrier. De même, le groupage peut se faire sur une semaine, ou plus, de sorte que les processus de courrier peuvent être optimisés pour augmenter les groupages.

Visibilité

Comme avec toute solution B2BE de gestion de documents, vous pouvez voir tous les documents envoyés via la solution de gestion d'impression et renvoyer les documents si nécessaire. Il est ainsi plus facile pour les équipes de comptabilité client de voir ce qui se passe et de surveiller les systèmes et les processus lorsque vous envoyez des factures aux clients, par exemple.

Courrier correct

Les contrôles d'adresses peuvent être effectués au fur et à mesure que celles-ci passent dans le système, ou comme exercice initial pour valider les adresses afin de s'assurer que les meilleurs tarifs peuvent être appliqués. Des notifications ou des rejets automatisés, si l'adresse n'est pas reconnaissable, peuvent également être appliqués au sein de la solution de gestion des impressions.

Gestion des consommables

Laissez B2BE gérer les consommables pour que vous n'ayez pas à le faire. Que vous utilisiez du papier ordinaire ou de la papeterie pré-imprimée, B2BE peut gérer tous les consommables et leur réapprovisionnement pour que vous n'ayez pas à le faire.

Pourquoi la gestion de l'impression ?

En supprimant la distribution de documents papier dans votre organisation, vous pouvez réduire les coûts de manière exponentielle, simplement en vous passant d'équipements et de ressources.

Ce que vous pouvez réaliser avec la solution de gestion des impressions de B2BE

Des coûts de fonctionnement moins élevés

En combinant les processus B2BE de groupage et de vérification du courrier, nous pouvons vous aider à réduire vos coûts de courrier. De même, en tirant parti de nos tarifs d'achat de consommables et de leur gestion, vous pouvez également réduire vos frais généraux. En fin de compte, votre personnel peut faire des choses plus utiles avec son temps.

Entièrement électronique

De votre point de vue, B2BE recevra des fichiers électroniques, les formatera de manière à refléter vos documents papier, ce qui signifie qu'ils seront disponibles en ligne au format PDF et que vous n'aurez plus à vous occuper du papier. De même, le flux de données que B2BE reçoit peut être le même, que le document soit envoyé par EDI, par courriel ou par la solution de gestion d'impression de B2BE. Facile et flexible !

Auditable

Comme toutes les solutions B2BE de gestion de documents, la solution de gestion des impressions est auditable. Tous les documents sont donc disponibles en ligne et facilement accessibles et peuvent être renvoyés si nécessaire. Le document peut également être renvoyé par une autre méthode, par exemple par e-mail.

Migration de la gestion des documents

Si vous combinez la solution B2BE de gestion de l'impression à une solution de gestion des documents, vous pouvez facilement transférer les destinataires de courrier vers des solutions plus rentables et automatisées sans avoir à modifier le système. Faites passer un client qui reçoit des factures papier au courrier électronique ou à l'EDI, par exemple.