Een betere Klant én een betere Leverancier zijn – De 2 elementen voor een succesvolle Elektrotechnische Groothandel
Een van de belangrijkste aspecten van een elektrotechnische groothandel is dat producten worden gekocht om te worden verkocht, niet als grondstof voor fabricage. Groothandelsklanten kunnen doorgaans exact hetzelfde product uit meerdere bronnen kopen. Daarom is het van cruciaal belang om de volledige supply chain als een enkele entiteit te beheren, van het verzenden van een inkooporder naar een leverancier tot het verzenden van een factuur naar een klant.
In de vorige blog keek ik naar de rol van de Manager Finance & Control bij het samenbrengen van de AP- en AR-afdelingen. Ik zal nu enkele voorbeelden geven van hoe de Manager Finance & Control supply chain transformatie kan gebruiken om een betere klant van hun leveranciers en een betere leverancier voor hun klanten te worden.
Het doel van deze voorbeelden is om de doelstellingen van duurzame groei te ondersteunen door de winstgevendheid en perfecte service te verbeteren. Ze zijn gericht op het elimineren van handmatige taken en het verminderen van fouten door automatisering, waardoor de organisatie gemakkelijker zaken kan doen door personeel vrij te maken om zich te concentreren op het verhogen van de verkoop en sneller te reageren op vragen van leveranciers en klanten.
Een van de extra voordelen van automatisering is het verwijderen van papier uit de supply chain, wat bijdraagt aan duurzame bedrijfspraktijken door de CO2-voetafdruk van een organisatie te verkleinen. De reductie van CO2 is niet alleen het gevolg van het verminderen van papier, maar ook van het wegnemen van de impact van het transporteren van papier van de ene organisatie naar de andere.
Elektronische documentuitwisseling
Ik heb opzettelijk de term Uitwisseling gebruikt, aangezien ik naar meer dan alleen EDI verwijs. In eerste instantie kunnen Elektrotechnische Groothandels veel betere klanten en leveranciers worden door waar mogelijk EDI in hun toeleveringsketen te introduceren.
Het is echter belangrijk om te weten waar handelspartners mee kunnen omgaan op het gebied van documenten en hun inhoud. Elektrotechnische Groothandels zijn niet zoals typische klanten, aangezien ze aanzienlijke hoeveelheden producten als voorraad bestellen, die vaak aan meerdere filialen worden geleverd. Bovendien zijn er eenmalige bestellingen, die vaak back-to-back worden geplaatst op basis van de behoeften van de klant, met tijdkritische leveringsvereisten.
Daarom is het belangrijk om met leveranciers samen te werken om te begrijpen wat hun systemen aankunnen en hoe EDI het beste kan worden gebruikt voor bestellingen. Specifieke leveringsinstructies voor bepaalde producten dienen bijvoorbeeld altijd handmatig opgepakt te kunnen worden.
Naast EDI worden pdf’s gebruikt voor een aanzienlijk aantal, vaak de meeste, inkooporders en facturen. Veel organisaties gebruiken OCR- of PDF-scrape-technologie om PDF’s om te zetten in EDI-orders. Om een betere klant en een betere leverancier te worden, moeten Elektrotechnische Groothandels rekening houden met de lay-out van hun pdf-documenten om ervoor te zorgen dat ze gemakkelijk leesbaar zijn. Selectie van lettertypen, positie van kaders en de tekst binnen die kaders (niet te dicht bij de rand), afbeeldingen, enz. kunnen allemaal een verschil maken voor wat gemakkelijk te lezen is en wat niet.
Ten slotte kan het gebruik van e-catalogi het voor Elektrotechnische Groothandels gemakkelijker maken om zaken mee te doen. Het kan ervoor zorgen dat filialen bestellingen plaatsen voor overeengekomen artikelen tegen overeengekomen prijzen en dat de klanten van de groothandel gemakkelijk producten bij hen kunnen kopen.
Inkooporders en facturen, maar wat nog meer?
Naast inkooporders en facturen zijn er andere documenten die Elektrotechnische Groothandels kunnen opnemen in de documentatie van hun supply chain, zodat ze gemakkelijker zaken kunnen doen.
Als klant kan de introductie van debetnota’s een Elektrotechnische Groothandel in staat stellen om een betere klant te worden door de betaling van onjuiste facturen sneller en op tijd te vergemakkelijken. In plaats van een creditnota aan te vragen met de daarmee gepaard gaande vertragingen tot er een arriveert, zorgt het uitgeven van een debetnota en het betalen van het saldo van de factuur ervoor dat er geld aan de leverancier wordt betaald voordat problemen met de onjuiste factuur worden opgelost. Debetnota’s stellen de Elektrotechnische Groothandelaar ook in staat om de juiste gegevens in hun grootboeken bij te houden.
Als leverancier maakt het verzenden van elektronische pakbonnen met een factuur het gemakkelijker voor de klanten van een Elektrotechnische Groothandel om de factuur te verwerken en kan het extra voordeel hebben dat de betaling van facturen voor de groothandel wordt versneld.
Andere documenten die Elektrotechnische Groothandels in staat stellen betere leveranciers te worden, zijn erkenningen van inkooporders en kennisgevingen van voorafgaande verzending. Deze kunnen ervoor zorgen dat de originele inkooporders correct zijn wat betreft specifieke informatie zoals onderdeelnummers, prijzen, maateenheden en minimale bestelhoeveelheden. Maar nogmaals, het is belangrijk om erop te wijzen dat het belangrijk is om te weten of uw klanten gebruik kunnen maken van dergelijke documenten en gegevens, vooral wanneer ze als EDI-documenten worden verzonden.
Automatisering van supply chain-processen
Er zijn een aantal processen binnen de totale supply chain van de Elektrotechnische Groothandel waar automatisering de service die zij leveren als klant en als leverancier kan verbeteren.
Een voorbeeld om de dienstverlening als leverancier te verbeteren, is het kunnen verstrekken van voorraadgegevens van de eigen leveranciers. Met bijna realtime beschikbare voorraadinformatie kan een Elektrotechnische Groothandel zijn klanten levertijden bieden voor producten die niet op voorraad zijn in zijn filialen of magazijnen, waardoor de productbeschikbaarheid op het moment van bestellen toeneemt.
Aangezien de meeste bestellingen door Elektrotechnische Groothandels worden verzonden om voorraad te leveren aan meerdere filialen, wordt goederenontvangst veel belangrijker. Het op drie manieren matchen van facturen en inkooporders met goederenontvangstberichten kan aanzienlijk complexer zijn dan voor een typische klant. Door deze processen te automatiseren en in het bijzonder de afhandeling van uitzonderingen, kan het aantal fouten en geschillen waarbij de leverancier moet worden betrokken, worden verminderd en kan de betaling van facturen worden versneld.
Ik hoop dat deze voorbeelden stof tot nadenken hebben gegeven, onze ervaring heeft geleerd dat ze een positieve bijdrage zullen leveren aan winstgevendheid en perfecte service. In mijn volgende blog ga ik dieper in op automatisering en KPI’s, kijk ik wat de best practices zijn en hoe je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden. Zoals altijd stel ik uw feedback en opmerkingen op prijs.