Met welke workflowuitdagingen voor documentgoedkeuring worden bedrijven geconfronteerd? We onderzoeken een aantal belangrijke uitdagingen, zoals te veel stappen, tijdsdruk en meer.
Het goedkeuren van documenten kan soms vergeleken worden met een doolhof, omdat er rondgevraagd moet worden om de juiste belanghebbenden te vinden. Het kan uiteindelijk veel tijd kosten om de uiteindelijke goedkeuringsfase te bereiken. Daarom is het noodzakelijk om een goede workflow voor de goedkeuring van documenten te hebben, zodat tijd kan worden bespaard en aan belangrijkere taken kan worden besteed.
Efficiëntie is nu meer dan ooit nodig voor bedrijven om op gelijke voet te komen met hun concurrenten. Toch worstelen veel bedrijven nog steeds met workflows voor goedkeuring van documenten. Het is cruciaal om je processen op orde te krijgen, vooral omdat de goedkeuring van documenten deel uitmaakt van elk bedrijf, ongeacht de branche.
Om licht te werpen op deze uitdaging vroegen we onze volgers op LinkedIn over hun belangrijkste uitdagingen van een inefficiënte document goedkeuringsworkflow.
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen van een inefficiënte document goedkeuringsworkflow?
De belangrijkste uitdagingen zijn:
- Tijdrovend
- Te veel stappen
- Ander
- Moeilijk te beheren
Bekijk onze video hieronder:
Tijdrovend
Ten eerste, een belangrijke 60% van de respondenten noemde "tijdrovend" als de grootste uitdaging van een inefficiënte goedkeuringsworkflow voor documenten. Dit is niet verrassend gezien de vele stappen die nodig zijn bij traditionele goedkeuringsprocessen, die vaak handmatige interventie vereisen. De tijd die verloren gaat aan het wachten op goedkeuringen, het opsporen van belanghebbenden en het afstemmen van feedback kan snel oplopen, wat leidt tot vertragingen en gemiste deadlines.
Om deze uitdaging aan te gaan, moeten bedrijven een goede goedkeuringsworkflow met duidelijke deadlines en escalatieprocedures opstellen. Het opstellen van deze regels en aanwijzingen vermindert de verwarring bij zowel nieuwe als bestaande medewerkers, waardoor het hele goedkeuringsproces sneller verloopt.
Te veel stappen
30% van de deelnemers noemde "te veel stappen" als een belangrijk probleem bij inefficiënte goedkeuringsworkflows. Complexe goedkeuringsworkflows met te veel stappen verlengen niet alleen het proces, maar vergroten ook de kans op fouten en knelpunten. Sommige goedkeurders realiseren zich misschien niet eens dat ze deel uitmaken van het besluitvormingsproces totdat werknemers hen om een handtekening vragen.
Het implementeren van een slank goedkeuringsproces met duidelijke, vooraf gedefinieerde stappen en rollen kan frustratie minimaliseren en de besluitvorming versnellen. Het is ook belangrijk dat belanghebbenden weten wat hun rol is in het goedkeuringsproces, zodat ze een effectieve bijdrage kunnen leveren als het moment daar is. Met al deze oplossingen in gedachten zouden bedrijven ongeveer elk jaar hun goedkeuringsprocessen grondig moeten herzien. Dit is afhankelijk van hoe vaak nieuwe belanghebbenden worden toegevoegd, om mogelijkheden voor stroomlijning en optimalisatie te identificeren.
Ander
10% van de respondenten koos "andere" als hun grootste uitdaging. Dit suggereert dat er nog andere factoren kunnen zijn die bijdragen aan de inefficiëntie van documentgoedkeuringsworkflows.
Bedrijven zouden vaak feedback moeten vragen aan hun belanghebbenden om eventuele hiaten te ontdekken die moeten worden aangepakt. Dit kan gewoon in de vorm van een driemaandelijkse e-mailenquête of, als een bedrijf de tijd en de middelen heeft, het houden van één-op-één interviews zou nuttig zijn om direct de juiste inzichten te krijgen.
Moeilijk te beheren
Interessant is dat geen van de respondenten "moeilijk te beheren" selecteerde. Dit zou erop kunnen wijzen dat documentgoedkeuringsworkflows weliswaar tijdrovend en complex zijn, maar niet per se moeilijk te overzien of te beheren. Het is echter essentieel om op te merken dat effectieve managementpraktijken, zoals duidelijke communicatie, gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden en goede traceringssystemen, nog steeds cruciaal zijn voor het soepel laten verlopen van goedkeuringsprocessen. Door gebruik te maken van projectbeheertools en samenwerkingsplatforms kunnen managers het goedkeuringsproces beter overzien en problemen snel identificeren.
Meer informatie over de Document Workflow-oplossing van B2BE.
Meer informatie
B2BE's ervaring in de toeleveringsketensector stelt onze klanten in staat met succes te bouwen, uit te breiden en zich aan te passen, waardoor een grotere effectiviteit mogelijk is. Om in contact te komen met B2BE en feedback te geven over wat voor u en uw bedrijf het belangrijkst is, kunt u het volgende doen volg ons op LinkedIn en via sociale media. U kunt ook Stem in onze laatste LinkedIn poll. Als u uw supply chain-strategie wilt bespreken, contact opnemen met ons.