Oplossingen voor archivering
Archivering om uw oplossingen voor documentbeheer te verbeteren
Eenvoudig, snel en efficiënt toegang hebben tot documenten die u verzendt of ontvangt, ongeacht de wijze waarop, is belangrijk om ervoor te zorgen dat vragen of geschillen snel kunnen worden opgelost. Met de archiveringsoplossing van B2BE blijven historische gegevens en documenten intact en beschikbaar gedurende de door onze klanten gewenste periode.
Wanneer een document deel uitmaakt van een transactie kan het worden gekoppeld aan de bijbehorende documenten, zodat de volledige transactiegeschiedenis in een oogwenk beschikbaar is. Ideaal voor multifunctionele documenten waarbij verschillende afdelingen toegang moeten hebben tot de documenten en de transactie.
Archivering zorgt er ook voor dat bedrijfsregels kunnen worden gevalideerd op basis van voorgaande documenten en is noodzakelijk voor belastingaangiften waarbij facturen betrokken zijn.
Belangrijkste kenmerken van de B2BE-archiveringsoplossing
Online toegang
Alle gearchiveerde documenten zijn toegankelijk via het B2BE Customer Centre of via de Web Portal oplossing. De Web Portal geeft nog meer flexibiliteit aan de eigenaar en zijn eventuele handelspartners.
Gekoppelde documenten
Alle documenten die via een van de B2BE Document Management oplossingen worden verstuurd, kunnen op basis van de eisen van uw organisatie worden gearchiveerd. Als het document een transactie vormt, kunnen ze bovendien aan elkaar worden gekoppeld. Zoek bijvoorbeeld een inkooporder en raadpleeg ook de bijbehorende POA, POC, ASN en factuur.
Toegang voor handelspartners
Terwijl u uw organisatie via het webportaal toegang geeft tot documenten over een langere periode, kan uw organisatie ook handelspartners toegang geven tot hun eigen documenten om te helpen bij het voldoen aan zelfeisen.
Audit en controle
Alle documenten hebben audit trails en deze zijn ook gemakkelijk toegankelijk voor gearchiveerde documenten. U kunt de geschiedenis van het document zien, de acties en wie het tijdens de hele archiefperiode heeft bekeken.
Flexibele documentarchivering
Hoewel alle documenten voor een bepaalde periode kunnen worden opgeslagen, kunnen sommige documenten, of zelfs transacties voor bepaalde klanten of leveranciers, verschillende archiveringsregels hebben. Moet u documenten voor zakelijke doeleinden bijvoorbeeld 3 jaar bewaren en om aan de belastingvoorschriften te voldoen moet u facturen 10 jaar bewaren, dan kan dit worden geconfigureerd.
Uitvoer van documenten
Documenten kunnen uit de archiveringsomgeving worden geëxporteerd met al hun gekoppelde documenten met een gemakkelijk te gebruiken index. Als u uiteindelijk kopieën lokaal wilt bewaren of gewoon documenten wilt bewaren na de archiveringstermijn is dit eenvoudig te beheren.
B2BE-archiveringsworkflow
Met de archiveringsoplossing van B2BE blijven historische gegevens en documenten intact en beschikbaar gedurende de door onze klanten gewenste periode.
