Email Gateway Oplossingen

Home " Oplossingen " Document Management " E-mail Gateway

Gerelateerde inhoud

Archivering

Nuttige bronnen

Een volledig elektronische suite voor documentbeheer voor uw uitgaande documenten.

De B2BE Email Gateway oplossing is een volledig onafhankelijke oplossing om uw bedrijfsdocumenten via e-mail naar klanten of leveranciers te sturen. De oplossing kan ook worden geïntegreerd in een bredere Document Management oplossing om ervoor te zorgen dat 100% van de uitgaande documenten van uw organisatie elektronisch zijn.

Als u bijvoorbeeld facturen naar klanten of inkooporders naar leveranciers wilt sturen, kunt u e-mail combineren met EDI en afdrukbeheer (voor klantenfacturen) om ervoor te zorgen dat u de documenten op de meest efficiënte en kosteneffectieve manier kunt afleveren en dat u, met name bij klanten, de flexibiliteit hebt om te verzenden op basis van de manier waarop zij documenten willen of willen ontvangen.

B2BE's Email Gateway helpt bij het oplossen van

Email Onderhoud

Een van de problemen bij de distributie van e-maildocumenten is ervoor te zorgen dat het e-mailadres correct is en blijft. Wat in uw systeem is ingevoerd wordt gehandhaafd en eventuele bounce-backs gaan naar de juiste plaats, als de ontvangende mailserver inderdaad bounce-backs verstuurt. Het bijhouden van e-mailadressen is essentieel om ervoor te zorgen dat de documenten bij de juiste persoon of afdeling terechtkomen.

Opnieuw versturen

Bij alle oplossingen voor documentbeheer zijn er altijd redenen waarom documenten opnieuw moeten worden verzonden: de klant is een factuur kwijt, een inkooporder is bijgewerkt. Het is niet altijd gemakkelijk om documenten via e-mail opnieuw te versturen en dit te beheren, vooral met facturen van klanten waarbij het moet worden geïdentificeerd als een kopie.

Niet geautomatiseerd

Zonder automatisering is het niet haalbaar om documenten consequent en op het juiste moment naar de juiste plaats te e-mailen.
Idealiter worden gemailde documenten geautomatiseerd met bounce back-mogelijkheden en e-mailconsistentie en -validatie om een nauwkeurige ontvangst en een betere stroomlijning van documentprocessen te garanderen.

Duur

Veel organisaties, met name kleine KMO's of "mama en papa" bedrijven zullen niet in staat zijn om EDI in te voeren. Dit betekent dat uw organisatie mogelijk documenten per post naar dit soort leveranciers of klanten moet sturen, wat handmatige verwerking en postkosten met zich meebrengt, waardoor elke transactie duurder wordt.

Meerdere aflever kanalen

In sommige gevallen willen ontvangers dat een document op basis van hun interne bedrijfsprocessen naar meerdere locaties wordt ge-cc't of ge- bcc't, wat binnen uw systeem en e-mailprocessen moet worden afgehandeld en wat niet altijd gemakkelijk of mogelijk is.

Formaten

Ontvangers willen documenten niet altijd gewoon in PDF-formaat; ze kunnen om allerlei redenen documenten in andere formaten willen. Sommigen willen bijvoorbeeld gemailde XML- of .csv-bestanden en integreren die automatisch of handmatig, dus de vraag van de klant kan ertoe leiden dat u flexibel moet zijn met het formaat dat u verstuurt.

B2BE's Email Gateway workflow

Met onze Email Gateway-oplossing kunt u documenten elektronisch verzenden wanneer de ontvanger geen EDI-oplossing kan ondersteunen, waardoor u meer mogelijkheden krijgt voor documentbeheer.

Belangrijkste kenmerken van B2BE's Email Gateway oplossing

Automatische documentopmaak

Alle documenten kunnen zo worden opgemaakt dat ze jouw hard copy formaat weergeven. De factuur die B2BE via e-mail naar je klant stuurt, zal bijvoorbeeld jouw factuurformaat kopiëren. Ook als je documenten in een specifiek bestandsformaat zoals .csv/Excel o.i.d. wilt versturen wordt dit ondersteund.

E-mail bevestiging

De regelgebaseerde validatie van B2BE kan je automatisch verwittigen wanneer een e-mailadres van de ontvanger niet correct gestructureerd is, zodat het kan worden gecorrigeerd en verdere documenten naar de juiste ontvanger worden gestuurd.

Documenten doorsturen

B2BE kan ofwel het e-mailadres dat je in het bestand meestuurt gebruiken om het document naar de ontvanger te distribueren, of je kunt gebruik maken van de Document Routing workflow. Stel ontvangers, documentformaten en nog veel meer in die eenvoudig door het bedrijf kunnen worden beheerd.

Document opnieuw verzenden

De B2BE Email Gateway ondersteunt ook het opnieuw verzenden van documenten via e-mail. Of ze nu in eerste instantie via e-mail willen of niet. Het is eenvoudig om het document te selecteren en met één klik opnieuw te versturen naar een ontvanger.

Waarschuwingen en notificaties

B2BE's Email Gateway heeft de mogelijkheid om je te melden wanneer transacties niet gevalideerd kunnen worden, zodat ze tijdig beheerd kunnen worden en jij je tijd kunt besteden aan andere prioriteiten en de automatisering zijn werk kunt laten doen.

Controle en inzichtelijkheid

De Email Gateway geeft ook een goed overzicht van de via e-mail verzonden documenten, naar wie ze zijn verzonden, wanneer en een audit trail om volledig inzicht en controle te garanderen.

Waarom e-mail?

Een volledig geautomatiseerde oplossing voor documentbeheer, inclusief e-mail, kan uw kosten voor documentbeheer verlagen met 80% of meer.

Wat u kunt bereiken met de B2BE Email Gateway oplossing

Elk formaat elke ontvanger

Het beheer van ontvangers en formaten, zelfs binnen de context van e-maildocumenten, is niet altijd even eenvoudig. Sommige klanten of leveranciers kunnen verschillende formaten nodig hebben en moeten documenten naar verschillende ontvangers sturen. Of via e-mail en EDI in sommige gevallen. De oplossing van B2BE betekent gebruiksgemak en kan alles aan wat u wilt verzenden of wat een ontvanger wil ontvangen.

Geautomatiseerd en gemakkelijk

Alle Document Management oplossingen van B2BE automatiseren en vergemakkelijken het beheer van documenten. Als u al documenten via EDI verstuurt of ontvangt, is een e-mailoplossing voor het document heel eenvoudig: B2BE kan dezelfde bestandsstructuur en hetzelfde formaat voor e-mailing gebruiken.

Zakelijke inzichtelijkheid

Wanneer documenten via e-mail worden verzonden, betekent dit ook dat ze online beschikbaar zijn en dat ze door zowel de verzender als de ontvanger kunnen worden geraadpleegd als dat nodig is. Ook betekent de inzichtelijkheid dat men niet afhankelijk is van de IT voor interne ondersteuning en het opsporen van documenten.

Schaalbaarheid

De B2BE Email Gateway is in hoge mate schaalbaar. Volume stijgingen kunnen eenvoudig binnen de B2BE infrastructuur worden opgevangen, zodat er geen achterstand in de documenten ontstaat en de ontvanger deze direct ontvangt.

Vermindering van de kosten voor documentverwerking

Alhoewel e-mail niet voor beide partijen de transactie automatiseert, zoals bij EDI, biedt het toch grotere kostenbesparingen en flexibiliteit dan papieren documenten. Handmatig werk wordt geschrapt, audit en controle worden toegevoegd en in het algemeen betekent het e-mailen van documenten automatisering voor de verzender.