Workflowoplossingen voor goedkeuring van documenten
Ervoor zorgen dat alleen goedgekeurde documenten naar uw handelspartners worden gestuurd
Met de documentgoedkeuringsworkflow kunt u vooraf gedefinieerde regels instellen om te bepalen of, hoe en wanneer een document moet worden goedgekeurd voordat het naar het volgende traject wordt gestuurd. Verzoeken kunnen bijvoorbeeld moeten worden goedgekeurd op basis van uitgavenniveaus, GL- of bedrijfsfunctiestructuur of een willekeurig aantal variabelen.
Documentgoedkeuringen kunnen worden ingesteld en geconfigureerd om de goedkeuring te activeren, waardoor de goedkeurder of goedkeuringsgroep onmiddellijk wordt geïnformeerd dat een document op goedkeuring wacht. Natuurlijk kan een goedkeuring worden geweigerd of doorverwezen of in feite worden opgevraagd met behulp van de Query-workflow, dus de goedkeuringsworkflow is zeer configureerbaar, intuïtief en zorgt ervoor dat elk document dat moet worden goedgekeurd, wordt goedgekeurd voordat het naar de volgende fase gaat.
Belangrijkste kenmerken van de B2BE-workflowoplossing voor documentgoedkeuring
Cloud-gebaseerd en gemakkelijk te gebruiken
De workflow is toegankelijk via de Web Portal oplossing en is dus cloud based, wat betekent dat hij intuïtief en gemakkelijk te gebruiken is en overal toegankelijk is.
Elk document
Met de workflow voor goedkeuring van documenten kan elk document worden goedgekeurd op basis van de noodzaak daartoe. Meestal gaat het echter om aanvragen voor leveranciers, verkooporders, onkostennota's of facturen in het algemeen.
Op regels gebaseerde goedkeuringsmatrix
Met de workflow voor goedkeuring van documenten kunnen alle permutaties en niveaus worden ingesteld om goed te keuren op basis van GL-code, functie en uitgavenniveaus.
Beheer van goedkeuringsgroepen
Binnen de regels matrix kunnen goedkeuringsgroepen worden toegewezen met een willekeurig aantal gebruikers die op basis van het gedefinieerde niveau kunnen goedkeuren. Goedkeuringsgroepen kunnen ook worden geconfigureerd om goedkeuringen te verdelen, zodat het niet altijd dezelfde persoon is die alles op dat niveau goedkeurt.
Geautomatiseerde meldingen
De workflow genereert automatisch kennisgevingse-mails op basis van de goedkeuringsgroep waartoe u behoort, zodat u automatisch bericht krijgt wanneer u een document moet goedkeuren.
Op acties gebaseerde regels
De workflow is grotendeels configureerbaar en resultaatgericht, bepaal de regel(s) en je bent vertrokken.
Audit en controle
Natuurlijk zijn bij elke B2BE-workflow de audit- en controle-elementen van essentieel belang om ervoor te zorgen dat historische goedkeuringen, afwijzingen of andere acties volledig controleerbaar zijn, zodat er te allen tijde naar kan worden verwezen in geval van een probleem.
B2BE's workflow voor goedkeuring van documenten
Met onze Document Approval workflow kunt u de regels definiëren die u op een document wilt toepassen terwijl het door het systeem gaat, zodat documenten die niet voldoen handmatig kunnen worden herzien.
