En mai 2019, Bruno Koch de Billentis a écrit un rapport intitulé «The e-invoicing journey 2019-2025». (Vous pouvez en télécharger une copie sur notre site Web ici.) Il passe en revue les technologies émergentes susceptibles d’influencer la facturation électronique au cours des cinq prochaines années.
Cependant, étant donné l’accélération de la transformation numérique de la chaîne d’approvisionnement en raison de l’impact de la COVID-19, comme en témoigne la dernière Enquête Mondiale McKinsey, de nombreuses prédictions de Bruno sont désormais intégrées dans les chaînes d’approvisionnement au moment où nous écrivons ces lignes.
Si vous aviez un plan quinquennal pour la transformation numérique de votre chaîne d’approvisionnement avant 2020, nous vous recommandons vivement de le revoir de toute urgence et de décider des mesures à prendre pour accélérer leur déploiement. Sauf si vous le faites déjà. Avec toutes les indications montrant que les plans de numérisation et d’automatisation sont accélérés d’au moins trois ans, votre plan quinquennal devrait être très différent maintenant.
Nous allons supposer que vous avez déjà mis en œuvre des bonnes pratiques pour les processus mis en œuvre par vos équipes Comptes Fournisseurs et Comptes Clients, comme indiqué dans nos deux blogs précédents. La raison en est que la numérisation de processus médiocres n’améliorera pas ces processus, voire aggravera les choses. Les processus médiocres comportent souvent des corrections manuelles qui ne sont généralement pas documentées, mais qui résident uniquement dans la tête de quelques membres clés du personnel. Il est très difficile de numériser des interventions manuelles non documentées !
Ce Sont Les Résultats Souhaités Qui Comptent
L’erreur la plus courante avec l’automatisation est de concentrer les efforts d’automatisation sur les mauvaises parties d’un processus et, le plus souvent, cela est motivé par la mise en place des mauvais indicateurs de performance clés. La tentation est de sélectionner des indicateurs de performance clés qui mesurent l’automatisation plutôt que le résultat souhaité, c’est la raison pour laquelle vous automatisez le processus ou une partie du processus en premier lieu.
Les résultats souhaités dépendent des problèmes rencontrés dans les processus de votre chaîne d’approvisionnement, les exemples de problèmes incluent des ressources surchargées, un service client médiocre et trop d’erreurs. Ce sont les résultats souhaités que les indicateurs de performance clés numériques doivent mesurer et non l’automatisation. Commençons par examiner certaines des automatisations numériques les plus courantes pouvant être intégrées aux processus de la chaîne d’approvisionnement.
La numérisation des documents papier est l’une des automatisations les plus courantes dans les processus de la chaîne d’approvisionnement, en effet, l’Automatisation de la Réception des Bons de Commande a fait l’objet de notre livre blanc sur la réception automatisée des commandes. Parallèlement aux bons de commande, il existe un certain nombre de documents de la chaîne d’approvisionnement qui conviennent à la numérisation et il existe un certain nombre de méthodes de numérisation. La détermination de la meilleure approche dépend d’un certain nombre de facteurs. Ils atteignent tous le même résultat qui est de réduire la charge de travail du personnel Comptes Clients en supprimant la saisie manuelle des données de leur activité quotidienne.
La numérisation des données à partir de documents papier, FAX ou PDF supprime les tâches de saisie manuelle des données pour le processus Comptes Clients, mais ce n’est que la première étape du traitement du document. Il y a des tâches supplémentaires dans le processus qui peuvent être automatisées une fois le document numérisé. Afin de déterminer quelles sont les tâches à automatiser en priorité, il faut d’abord définir les résultats souhaités. L’automatisation des processus selon les meilleures pratiques doit être réalisée en vue d’un résultat aligné sur les objectifs de l’entreprise.
Par exemple, un résultat recherchant l’élimination des tâches manuelles est un bon point de départ, mais à quelle fin ? Une intervention manuelle peut être nécessaire pour traiter certaines commandes, telles que celles avec des instructions de livraison spéciales qui doivent être confirmées avant d’accepter la commande. Un meilleur résultat souhaité, aligné sur les objectifs commerciaux, peut être l’élimination des erreurs des commandes, puis il est possible de se concentrer sur les meilleures pratiques en automatisation pour obtenir le résultat souhaité.
Réduire les erreurs de commande permet non seulement d’économiser des coûts, mais améliore également l’excellence du service. Ce résultat souhaité s’aligne clairement sur les objectifs de soutien de l’augmentation de la rentabilité et de l’amélioration de l’excellence du service pour atteindre une croissance durable.
La même approche peut être appliquée à l’automatisation d’autres documents et processus tels que les factures, les bons de réception de marchandises, etc. Définissez d’abord le résultat souhaité, puis automatisez pour atteindre ce résultat. Si nous examinons l’acceptation des bons de commande ou le rapprochement des factures, il est important de voir comment automatiser les approbations et les traitements des anomalies dans le cadre de ces processus.
Quand un Indicateur de Performance Clé n’ en est-il pas un ?
Pour être une mesure efficace de la performance, un indicateur de performance clé doit également être lié à un résultat souhaité, ce qui signifie que cet indicateur a un objectif, qui est le résultat souhaité, et une direction de d’évolution, croissante ou décroissante. La réalisation du résultat souhaité peut ensuite être suivie à l’aide de cet indicateur et des mesures telles que l’automatisation peuvent être introduites pour parvenir à cette réalisation.
La tentation est toujours de mesurer l’impact de l’automatisation elle-même, plutôt que l’impact de l’automatisation sur le processus. En plus de cela, il y a aussi la tentation de viser une automatisation à 100% sans déterminer si c’est un résultat bénéfique in fine. Outre le risque des bénéfices moindres, il y a aussi le fait que l’automatisation à 100% peut tout simplement ne pas être réalisable ou souhaitable.
Comme nous l’avons dit plus tôt, le succès ou l’échec peut être aussi simple que de choisir la bonne ou la mauvaise chose à mesurer. Par exemple, si vous automatisez le traitement des bons de commande pour libérer du temps pour votre équipe Comptes Clients, le fait de disposer d’un indicateur de performance clé basé sur la valeur des bons de commande automatisés concentrera les efforts sur vos plus gros clients avec un petit nombre de commandes de grande valeur. Le point le plus efficace où concentrer les efforts d’automatisation pour libérer du temps pour l’équipe Comptes Clients serait sur la queue de la gaussienne où il y a un volume élevé de commandes de faible valeur. Par conséquent, un meilleur indicateur de performance clé serait le nombre de bons de commande traités automatiquement. Avec un mauvais indicateur, il peut sembler que l’automatisation donne des résultats significatifs, alors qu’en réalité, elle génère de mauvais résultats.
En fin de compte, il existe des indicateurs clés de performance clés qui sont adaptés aux meilleures pratiques en automatisation. Cependant, ils doivent être liés aux résultats souhaités pour l’entreprise qui sont alignés sur les buts et objectifs de l’entreprise. Si vous n’avez pas défini les résultats souhaités pour l’entreprise au début de votre projet d’automatisation, vous ne serez pas en mesure de maximiser le retour sur investissement.
C’est pourquoi, si vous ne voulez pas être laissé pour compte alors que vos concurrents accélèrent la transformation numérique de leurs chaînes logistiques, vous devez vous assurer de ne pas automatiser uniquement pour des raisons d’automatisation. Définissez les résultats souhaités et déployez des meilleures pratiques en automatisation mesurées par les indicateurs de performance clés vraiment axés sur l’atteinte de ces résultats.
Maintenant que nous nous dirigeons vers un monde post-covid, vous devez vraiment faire avancer vos plans, vous assurer qu’ils sont basés sur les résultats souhaités et agir avant qu’il ne soit trop tard.