Dokumenten-Management-Lösungen
No-touch-Lösungen, die eine 100%ige Automatisierung Ihrer Lieferkettendokumente ermöglichen
B2BEs Dokumenten-Management-Lösungen schaffen eine berührungslose, automatisierte Dokumenten-Management-Umgebung, um alle Ihre Geschäftsdokumente zu automatisieren, unabhängig davon, auf welchem Weg sie gesendet oder empfangen werden müssen. Ganz gleich, wie Ihre Handelspartner, Lieferanten oder Kunden, mit Ihrem Unternehmen verkehren, mit B2BEs Lösungen können sie vollständig automatisiert und zu 100 % elektronisch abgewickelt werden.
Ersparen Sie sich den Stress, verschiedene Dokumentenempfangs- und -verteilungsmethoden zu verwalten, um einen zentralen Kanal in und aus Ihrem Unternehmen und ERP-System zu schaffen. Unabhängig davon, welches Dokument Sie senden oder empfangen müssen. Egal, ob Sie Dokumente per EDI, Web-EDI, E-Mail oder Druck und Post verteilen oder Dokumente per EDI, Web-EDI empfangen wollen , Dokumentendigitalisierung oder OCR. In jedem Fall kann B2BE eine Lösung schaffen, die alle Ihre Anforderungen an das Dokumenten-Management erfüllt. Kombinieren Sie eine oder mehrere Verteilungs- oder Empfangsmethoden, um alle Bereiche Ihres Dokumentenmanagements abzudecken.
B2BEs Dokumenten- Management-Lösungen sind so konzipiert, dass sie nahtlos mit B2BEs Procure-to-Pay- oder Order-to-Cash-Lösungen zusammenarbeiten, um Ihre Backoffice-Funktionen besser zu automatisieren.
Lösungen für das Dokumentenmanagement
Dokumenten-Digitalisierung
Viele Unternehmen haben in ihrer Lieferkette oder ihrem Lieferantenstamm eine lange Reihe von Lieferanten, die nicht EDI-fähig sind. Mit der B2BE-Lösung zur Dokumentendigitalisierung können Sie alle Rechnungen Ihrer Lieferanten in Papierform elektronisch empfangen, 100%.
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EDI
Die cloudbasierte EDI-Lösung von B2BE erfordert keine Software und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich einmal anzuschließen und mit vielen zu verbinden. Sobald Sie an B2BE angeschlossen sind, können Sie sich problemlos mit allen EDI-fähigen Unternehmen verbinden.
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E-Mail-Gateway
Während viele Ihrer Handelspartner EDI-fähig sind, gibt es viele, die es nicht sind, oder die Dokumente lassen sich nicht leicht integrieren. Die E-Mail-Lösung von B2BE bedeutet, dass die Dokumente für Sie elektronisch sind und per E-Mail an den Empfänger gesendet werden.
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Ölfeld zur Rechnung
Für Ölfelddienste, die FieldFX verwenden, bedeutet die Field to Invoice-Lösung, dass Ihre Rechnungen und unterstützenden Tickets in Echtzeit vom Feld aus gesendet werden können. Keine Zeitverschwendung und kein Warten auf die Rückkehr der Ressourcen ins Büro, bevor die Rechnungen ausgestellt werden können.
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PEPPOL
Wenn Sie das PEPPOL-Netzwerk nutzen möchten, ist B2BE ein akkreditierter PEPPOL-Endpunkt. Wenn Ihre Handelspartner sich PEPPOL angeschlossen haben, kann B2BE Sie schnell in Gang bringen.
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Druck-Management
Während EDI und E-Mail dafür sorgen, dass Sie hauptsächlich elektronisch arbeiten, müssen und wollen einige Kunden ihre Dokumente immer noch auf dem Postweg erhalten. Mit der Druckmanagementlösung von B2BE können Sie 100% elektronisch bleiben und gleichzeitig die kostensenkenden Druckmanagementdienste von B2BE nutzen.
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Web-EDI
Haben Sie Lieferanten, die nicht EDI-fähig sind, aber dennoch in der Lage sein wollen, jede Art von Dokument elektronisch zu handeln?
Oder sind Sie ein Verkäufer, der mit vielen Kunden elektronisch handeln muss? B2BEs Web Trader-Lösung ist eine vollständig gehostete, cloudbasierte EDI-Lösung, die Ihnen genau das ermöglicht. Handeln Sie elektronisch.
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Workflow
Wir bei B2BE wissen, dass die Verwaltung von Dokumenten nicht immer einfach ist. Manchmal verursachen Dokumente und Daten Probleme oder erfordern noch manuelle Eingriffe. B2BE bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Workflows, die Ihnen helfen, problemlos voranzukommen.
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Herausforderungen bei der Verwendung herkömmlicher Dokumentenmanagement-Lösungen
Komplexe Anforderungen
Handelspartner, Lieferanten und Kunden haben unterschiedliche Möglichkeiten, miteinander Geschäftsdokumente auszutauschen. Einige sind anspruchsvoller, andere weniger anspruchsvoll. Die Schaffung einer Umgebung zur Verwaltung aller Aspekte Ihrer Handelsbeziehungen ist nicht einfach zu bewerkstelligen und bedeutet auch, dass aufgrund der Komplexität und der Multi-Channel-Anforderungen mehr Ressourcen für die Verwaltung dieser Beziehungen benötigt werden.
Sich entwickelnde Normen
Wenn Sie elektronisch handeln, handeln Sie möglicherweise in vielen Branchen und mit vielen verschiedenen Handelspartnern, die alle unterschiedliche Standards unterstützen und unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Handel, Validierungsregeln und Akkreditierungen haben. All dies erhöht die Komplexität bei der Verwaltung und Unterstützung.
Bereitschaft der Handelspartner zur elektronischen Kommunikation
Einige Branchen, wie z.B. FMCG, schreiben den elektronischen Handel vor, während andere aufgrund der Art und Weise, wie sie kaufen und verkaufen, weniger e-fähig sind. E-Fähigkeit bedeutet auch ein gewisses Maß an Investitionen, die in der Regel durch niedrigere Kosten ausgeglichen werden. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, weil die Branche zu komplex ist oder einfach das Volumen die Investitionsrendite nicht aufwiegt.
Unternehmerische Transparenz
Einer der Schlüsselfaktoren im Zusammenhang mit der Automatisierung und Rationalisierung ist die Möglichkeit, das Unternehmen mit auf die Reise zu nehmen. Dazu brauchen sie Transparenz und Informationen, damit sie sich als Teil des Prozesses fühlen. Sie müssen sich einbringen!
Zeit und Mühe
Die Verwaltung der manuellen und uneinheitlichen Verteilung von Geschäftsdokumenten zwischen Ihren Lieferanten und Kunden nimmt natürlich zusätzliche Zeit in Anspruch. Je manueller, desto mehr Zeit wird für die Dokumentenverteilung verschwendet, und die Ressourcen werden nicht effektiv oder effizient in Bereichen eingesetzt, die einen Mehrwert schaffen.
Hauptmerkmale der B2BE Dokumentenmanagement-Lösungen
Anreicherung und Validierung
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Integration und die Übermittlung bzw. den Empfang von Dokumenten ist die Gewährleistung, dass die richtigen Daten gesendet und empfangen werden. B2BE ist in der Lage, Daten während des Versands oder Empfangs anzureichern und zu validieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Handelspartner die richtigen Informationen erhalten, auch wenn Sie nicht in der Lage sind, diese in den Dateien zu übermitteln, die Sie an B2BE senden.
Viele und jedes Format
Unabhängig davon, ob Sie nur ein einziges Dokument wie z.B. Rechnungen oder viele Arten von Dokumenten austauschen möchten, ermöglicht die Dokumentenmanagement-Lösung von B2BE die Übertragung jedes Formats, wobei ein einheitliches Format in und aus Ihrer eigenen Umgebung beibehalten wird. B2BE kann EDI-Dateien so verwalten, dass sie in dem von Ihnen oder Ihrem Handelspartner gewünschten Format gesendet und empfangen werden. Wenn Sie Dokumente per E-Mail oder über B2BEs Druckmanagementlösung versenden müssen, können diese so versendet werden, dass sie Ihren eigenen physischen Dokumenten entsprechen.
Werkzeuge zur Dokumentenverarbeitung
B2BE verfügt über eine Reihe von cloudbasierten Tools, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Dokumente unterstützen. Ganz gleich, ob Sie Dokumente vor der Integration in Ihr ERP-System validieren wollen oder ob Sie Ihren Lieferanten andere Möglichkeiten zum Empfang und Versand von Dokumenten bieten wollen. B2BE bietet eine Reihe von Tools, die Sie bei Ihren Dokumentenmanagement-Prozessen unterstützen, wobei Sie den Prozess selbst steuern können.
Online-Sichtbarkeit
Archivierung
Einige Einkaufs- oder Verkaufsprozesse können sich über einen langen Zeitraum erstrecken, z. B. bei Investitionsausgaben. Auch bei Rechnungen gibt es Beschränkungen, wie lange sie für die Steuerberichterstattung aufbewahrt werden müssen. Alle mit den B2BE Dokumentenmanagement-Lösungen gesendeten oder empfangenen Dokumente können über einen beliebigen Zeitraum für historische und Berichtszwecke aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass sie leicht auffindbar sind und dem Benutzer zur Verfügung stehen.
Was Sie mit B2BE's Dokumentenmanagement-Lösungen erreichen können
Simplifizierung
Die Möglichkeit, jedes beliebige Dokument zu senden und zu empfangen, das von Ihren Handelspartnern unterstützt wird, bedeutet, dass es einfacher ist, mit Ihren Handelspartnern zu handeln und dabei jedes beliebige Verfahren zu verwenden, das in Sekundenschnelle leicht und einfach geändert werden kann, ohne dass dafür große technische Kenntnisse erforderlich sind. Je einfacher der elektronische Handel ist, desto schneller wird er angenommen und desto eher ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Rationalisierung und Kostensenkung.
Touchlose Automatisierung
Einmal eingerichtet, bedeutet die Dokumentenmanagement-Lösung, dass die Dateien, die Sie zwischen B2BE und Ihrem Unternehmen senden oder empfangen, automatisiert und berührungslos sind. Ebenso müssen Sie Dokumente, die zwischen Ihren Lieferanten oder Kunden versandt oder empfangen werden, nicht mehr anfassen. Der gesamte Prozess ist vollständig automatisiert, selbst wenn Sie Dokumente erneut versenden müssen.
Jedes Dokument, jede Verteilungsmethode
Lösungen für das Dokumentenmanagement können so bereitgestellt werden, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Handelspartner am besten entsprechen, wobei der Schwerpunkt auf der Beseitigung manueller Prozesse liegt. Durch die Kombination verschiedener Ansätze kann Ihr Unternehmen die Dokumentenverteilung von ineffizienteren und teureren Methoden auf effizientere und kostengünstigere Ansätze umstellen. Die Lösungen von B2BE lassen sich problemlos miteinander kombinieren.
Tools für die Zusammenarbeit
Alle von Ihnen gesendeten oder empfangenen Dokumente sind online über das B2BE-Kundenzentrum verfügbar, oder für eine maßgeschneiderte Lösung, die Sie mit Lieferanten und Kunden über das B2BE-Webportal teilen können. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen und Ihre Handelspartner alle Dokumente, die sie mit Ihrem Unternehmen austauschen, in vollem Umfang einsehen können, und in Fällen, in denen das Dokument Teil eines größeren Transaktionssatzes ist, können sie zur leichteren Rückverfolgbarkeit verknüpft werden.
Gemanagte Lösungen
Um Sie bei Ihrem Dokumentenmanagement zu unterstützen, können Sie Ihr Schicksal selbst in die Hand nehmen oder B2BE kann Ihnen helfen und Ihrem Unternehmen Managed Services anbieten. Für Dokumentenmanagement-Lösungen wie EDI bedeutet dies, dass B2BE Ihnen beim Onboarding Ihrer Kunden oder Lieferanten helfen kann und die technischen Aspekte der Reise verwaltet, so dass sich Ihr Unternehmen und Ihre Teams auf die wichtigen Geschäftsbeziehungen rund um die Verwaltung Ihrer Handelspartner konzentrieren können.
Erfolgsgeschichten zum Dokumentenmanagement
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