Bereits im Mai 2019 hat Bruno Koch von Billentis einen Bericht "The e-invoicing journey 2019-2025" erstellt. (Sie können eine Kopie von unserer Website herunterladen hier.) Sie gibt einen Überblick über die neuen Technologien, die die elektronische Rechnungsstellung in den nächsten fünf Jahren wahrscheinlich beeinflussen werden.
In Anbetracht der Beschleunigung der digitalen Transformation der Lieferkette aufgrund der Auswirkungen von COVID-19, wie die jüngste McKinsey Global SurveyViele von Brunos Vorhersagen für die Zukunft werden jetzt, während ich dies schreibe, in den Lieferketten umgesetzt.
Wenn Sie einen 5-Jahres-Plan für die digitale Transformation Ihrer Lieferkette vor 2020 hatten, dann würde ich Ihnen auf jeden Fall empfehlen, ihn dringend zu überprüfen und zu entscheiden, welche Schritte Sie unternehmen wollen, um die Umsetzung zu beschleunigen. Das heißt, wenn Sie dies nicht bereits getan haben. Da alles darauf hindeutet, dass Digitalisierungs- und Automatisierungspläne um mindestens drei Jahre beschleunigt werden, sollte Ihr 5-Jahres-Plan jetzt schon ganz anders aussehen.
Ich gehe davon aus, dass Sie bereits Best-Practice-Prozesse in Ihren Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsteams eingeführt haben, wie in meinen beiden vorherigen Blogs beschrieben. Der Grund dafür ist, dass die Digitalisierung schlechter Prozesse diese nicht verbessert, sondern eher verschlimmert. Schlechte Prozesse enthalten oft manuelle Korrekturen, die in der Regel nicht dokumentiert sind, sondern nur in den Köpfen einiger weniger wichtiger Mitarbeiter existieren. Es ist sehr schwierig, nicht dokumentierte manuelle Eingriffe zu digitalisieren!
Auf die gewünschten Ergebnisse kommt es an
Der häufigste Fehler bei der Automatisierung besteht darin, die Automatisierungsbemühungen auf die falschen Teile des Prozesses zu konzentrieren, und meistens liegt dies daran, dass zunächst die falschen KPIs eingeführt werden. Die Versuchung ist groß, KPIs auszuwählen, die die Automatisierung messen und nicht das gewünschte Ergebnis, das der Grund ist, warum Sie den Prozess oder einen Teil des Prozesses überhaupt automatisieren.
Die gewünschten Ergebnisse hängen von den Problemen ab, mit denen Sie in Ihren Lieferkettenprozessen konfrontiert sind, z. B. überlastete Ressourcen, schlechter Kundenservice und zu viele Fehler. Es sind die gewünschten Ergebnisse, die die digitalen KPIs messen sollten, nicht die Automatisierung. Schauen wir uns zunächst einige der gängigsten digitalen Automatisierungen an, die in Lieferkettenprozesse integriert werden können.
Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist eine der häufigsten Automatisierungen innerhalb von Lieferkettenprozessen, und in der Tat war die Automatisierung von Bestellungen das Thema unserer Automatisierte Aufträge Weißbuch. Neben den Bestellungen gibt es eine Reihe von Dokumenten der Lieferkette, die sich für die Digitalisierung eignen, und es gibt verschiedene Ansätze für die Digitalisierung. Welcher Ansatz der beste ist, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Sie alle führen zu demselben Ergebnis, nämlich zu einer Verringerung der Arbeitsbelastung der Sachbearbeiter, indem die manuelle Dateneingabe aus ihrem Tagesgeschäft entfernt wird.
Durch die Digitalisierung der Daten von Papier-, FAX- oder PDF-Dokumenten entfällt natürlich die manuelle Dateneingabe für den AR-Prozess, aber das ist nur der erste Schritt der Verarbeitung des Dokuments. Es gibt weitere Aufgaben, die automatisiert werden können, sobald das Dokument digitalisiert ist. Um festzustellen, welche Aufgaben am besten zu automatisieren sind, müssen zunächst die gewünschten Ergebnisse definiert werden. Best-Practice-Prozessautomatisierung muss mit einem gewünschten Ergebnis verknüpft sein, das mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Die angestrebte Abschaffung manueller Aufgaben ist beispielsweise ein guter Ausgangspunkt, aber zu welchem Zweck? Manuelle Eingriffe können bei einigen Aufträgen notwendig sein, z. B. bei Aufträgen mit besonderen Lieferanweisungen, die vor der Auftragsannahme bestätigt werden müssen. Ein besseres Ergebnis, das mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, könnte die Beseitigung von Fehlern bei Aufträgen sein, und dann ist es möglich, sich auf Best-Practice-Automatisierung zu konzentrieren, um dieses gewünschte Ergebnis zu unterstützen.
Die Reduzierung von Bestellfehlern spart nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Servicequalität. Dieses angestrebte Ergebnis steht in klarem Einklang mit den tragenden Säulen der Steigerung der Rentabilität und der Verbesserung der Servicequalität, um ein nachhaltiges Wachstum zu erreichen.
Der gleiche Ansatz lässt sich auch auf die Automatisierung anderer Dokumente und Prozesse wie Rechnungen, Wareneingangsscheine usw. anwenden. Definieren Sie zunächst das gewünschte Ergebnis und automatisieren Sie dann, um dieses Ergebnis zu erreichen. Wenn es um die Annahme von Bestellungen oder den dreifachen Abgleich von Rechnungen geht, ist es wichtig zu prüfen, wie Genehmigungen und Ausnahmen als Teil des Prozesses automatisiert werden können.
Wann ist ein KPI kein KPI?
Um ein wirksames Maß für die Leistung zu sein, muss ein KPI auch mit einem gewünschten Ergebnis verknüpft sein, d. h. der KPI hat ein Ziel, nämlich das gewünschte Ergebnis, und eine Bewegungsrichtung, d. h. steigend oder fallend. Das Erreichen des gewünschten Ergebnisses kann dann anhand des KPI verfolgt werden, und es können Maßnahmen wie Automatisierung eingeführt werden, um dieses Ziel zu erreichen.
Es besteht immer die Versuchung, die Auswirkungen der Automatisierung selbst zu messen, anstatt die Auswirkungen der Automatisierung auf den Prozess. Darüber hinaus besteht auch die Versuchung, eine 100%-Automatisierung anzustreben, ohne festzustellen, ob dies ein vorteilhaftes Ergebnis ist. Neben der Herausforderung der abnehmenden Rendite gibt es auch die Tatsache, dass eine 100%-Automatisierung vielleicht einfach nicht erreichbar oder wünschenswert ist.
Wie ich bereits sagte, kann der Erfolg oder Misserfolg so einfach sein wie die Wahl der richtigen oder falschen Messgröße. Wenn Sie z. B. die Auftragsabwicklung automatisieren, um die Zeit Ihres AR-Teams zu entlasten, dann wird ein KPI, der auf dem Wert der automatisierten Aufträge basiert, die Bemühungen auf Ihre größten Kunden mit einer kleinen Anzahl von Aufträgen mit hohem Wert konzentrieren. Effektiver wäre es, sich auf die Automatisierung zu konzentrieren, um das AR-Team zeitlich zu entlasten, wenn es ein hohes Volumen an Bestellungen mit geringem Wert gibt. Ein besserer KPI wäre daher die Anzahl der automatisch bearbeiteten Bestellungen. Ein falscher KPI kann den Anschein erwecken, dass die Automatisierung signifikante Ergebnisse liefert, während sie in Wirklichkeit die falschen Ergebnisse liefert.
Die Quintessenz ist, dass es Best-Practice-KPIs gibt, die Best-Practice-Automatisierung unterstützen. Sie müssen jedoch mit den gewünschten Geschäftsergebnissen verknüpft werden, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Wenn Sie die gewünschten Geschäftsergebnisse nicht zu Beginn Ihres Automatisierungsprojekts definiert haben, werden Sie nicht in der Lage sein, die Rentabilität Ihrer Investition zu maximieren.
Wenn Sie nicht ins Hintertreffen geraten wollen, während Ihre Wettbewerber die digitale Transformation ihrer Lieferketten beschleunigen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht um der Automatisierung willen automatisieren. Definieren Sie Ihre gewünschten Ergebnisse und setzen Sie Best-Practice-Automatisierung ein, die an Best-Practice-KPIs gemessen wird, um das Erreichen dieser Ergebnisse zu unterstützen.
Da wir uns auf eine Welt nach dem Lockdown zubewegen, müssen Sie Ihre Pläne wirklich vorantreiben, sicherstellen, dass sie auf den gewünschten Ergebnissen basieren und jetzt handeln, bevor es zu spät ist.