E-Mail-Gateway-Lösungen

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Hilfestellung bei der Einrichtung einer vollständig elektronischen Dokumentenmanagement-Suite für Ihre Ausgangsdokumente

Die B2BE Email Gateway Lösung ist eine völlig unabhängige Lösung, um Ihre Geschäftsdokumente per Email an Kunden oder Lieferanten zu senden. Die Lösung kann auch in eine umfassendere Dokumentenmanagement-Lösung integriert werden, um sicherzustellen, dass 100 % der in Ihr Unternehmen ausgehenden Dokumente elektronisch sind.

Möchten Sie zum Beispiel Rechnungen an Kunden oder Bestellungen an Lieferanten verschicken, so kombinieren Sie E-Mail mit EDI und Druckmanagement (für Kundenrechnungen), um sicherzustellen, dass Sie die Dokumente auf die effizienteste und kostengünstigste Art und Weise zustellen können, und um insbesondere bei Kunden die nötige Flexibilität zu bieten, um sie so zu verschicken, wie es der Kunde möchte oder wie er es wünscht.

B2BEs E-Mail-Gateway hilft bei der Lösung

E-Mail-Pflege

Eines der Probleme bei der Verteilung von E-Mail-Dokumenten besteht darin, sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und bleibt. Was in Ihr System eingegeben wurde, wird beibehalten, und etwaige Rückläufer gehen an die richtige Stelle, falls der Mailserver des Empfängers tatsächlich Rückläufer versendet. Die Pflege der E-Mail-Adressen ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Dokumente an die richtige Person oder Abteilung gehen.

Weiterleitung

Bei allen Dokumentenmanagementlösungen gibt es immer wieder Gründe, warum Dokumente erneut versendet werden müssen: Der Kunde hat eine Rechnung verloren, eine Bestellung wurde aktualisiert. Die Möglichkeit, Dokumente per E-Mail erneut zu versenden und dies zu verwalten, insbesondere bei Kundenrechnungen, die als Kopie gekennzeichnet werden müssen, ist nicht immer einfach, und wenn es manuell geschieht, ist es anfällig für menschliche Fehler.

Nicht automatisiert

Ohne Automatisierung ist es nicht möglich, Dokumente konsequent und zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle zu senden.
Idealerweise werden per E-Mail versandte Dokumente mit Rücksendefunktionen und E-Mail-Konsistenz und -Validierung automatisiert, um einen korrekten Empfang und eine bessere Rationalisierung der Dokumentenprozesse zu gewährleisten.

Teuer

Viele Organisationen, vor allem kleine KMUs oder "Mama und Papa"-Unternehmen, sind nicht in der Lage, EDI einzuführen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen möglicherweise Dokumente per Post an diese Art von Lieferanten oder Kunden schicken muss, was manuelle Bearbeitung und Postkosten bedeutet und jede Transaktion teurer macht.

Multi-Empfänger

In manchen Fällen möchten die Empfänger ein Dokument aufgrund ihrer internen Geschäftsprozesse an mehrere Stellen als Cc oder Bcc senden, was innerhalb Ihres Systems und Ihrer E-Mail-Prozesse gehandhabt werden muss, was nicht immer einfach oder möglich ist.

Formate

Die Empfänger wollen nicht immer nur Dokumente im PDF-Format, sondern aus verschiedenen Gründen auch in anderen Formaten. Einige möchten beispielsweise XML- oder CSV-Dateien per E-Mail erhalten und integrieren diese automatisch oder manuell, so dass die Kundennachfrage dazu führen kann, dass Sie bei der Wahl des Sendeformats flexibel sein müssen.

B2BEs E-Mail-Gateway-Workflow

Unsere E-Mail-Gateway-Lösung ermöglicht es Ihnen, Dokumente elektronisch zu versenden, wenn der Empfänger keine EDI-Lösung unterstützt, und bietet Ihnen so mehr Möglichkeiten für das Dokumentenmanagement.

Hauptmerkmale der B2BE Email-Gateway-Lösung

Automatische Dokumentformatierung

Alle Dokumente können so formatiert werden, dass sie Ihrem Papierformat entsprechen. Die Rechnung, die B2BE per E-Mail an Ihren Kunden schickt, wird beispielsweise Ihr Rechnungsformat übernehmen. Wenn Sie Dokumente in einem bestimmten Dateiformat (z. B. .csv/Excel o. ä.) versenden möchten, wird dies ebenfalls unterstützt.

E-Mail-Validierung

B2BEs regelbasierte Validierung benachrichtigt Sie automatisch, wenn eine Empfängeradresse nicht korrekt strukturiert ist, so dass sie korrigiert werden kann damit weitere Dokumente an den richtigen Empfänger geschickt werden.

Dokument-Weiterleitung

B2BE kann entweder die E-Mail-Adresse verwenden, die Sie in der Datei senden, um das Dokument an den Empfänger zu verteilen, oder Sie können den Dokumenten-Routing-Workflow nutzen. Richten Sie Empfänger, Dokumentenformate und vieles mehr ein, das vom Unternehmen leicht verwaltet werden kann.

Dokument erneut senden

Das B2BE Email Gateway unterstützt auch die erneute Übermittlung von Dokumenten per E-Mail. Unabhängig davon, ob sie ursprünglich per E-Mail verschickt werden sollten oder nicht. Es ist einfach, das Dokument auszuwählen und es mit einem einzigen Klick erneut an einen Empfänger zu senden.

Warnungen und Benachrichtigungen

B2BEs E-Mail-Gateway benachrichtigt Sie, wenn Transaktionen die Validierung nicht bestanden haben, so dass sie rechtzeitig bearbeitet werden können und Sie sich auf andere Prioritäten fokussieren und stattdessen die Automatisierung arbeiten lassen können.

Audit und Transparenz

Das E-Mail-Gateway bietet außerdem einen umfassenden Überblick über die per E-Mail gesendeten Dokumente, an wen sie wann gesendet wurden, sowie einen Prüfpfad, um eine vollständige Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

Warum E-Mail?

Mit einer vollautomatischen Dokumentenverwaltungslösung, die auch E-Mail umfasst, können Sie Ihre Kosten für die Dokumentenverwaltung um 80% oder mehr senken.

Was Sie mit der E-Mail-Gateway-Lösung von B2BE erreichen können

Beliebiges Format, beliebige Empfänger

Empfänger und Formate zu verwalten, ist selbst im Zusammenhang mit E-Mail-Dokumenten nicht immer einfach. Einige Kunden oder Lieferanten benötigen möglicherweise unterschiedliche Formate und müssen die Dokumente an verschiedene Empfänger versenden. Manchmal sogar per E-Mail und EDI. B2BEs Lösung ist benutzerfreundlich und beherrscht alles, was Sie senden oder was ein Empfänger empfangen möchte.

Automatisiert und einfach

Alle B2BE-Dokumentenmanagementlösungen automatisieren und ermöglichen eine einfache Dokumentenverwaltung. Wenn Sie bereits Dokumente per EDI versenden oder empfangen, ist die Einbindung einer E-Mail-Lösung ein Kinderspiel, denn B2BE kann die gleiche Dateistruktur und Format für den E-Mail-Versand verwenden.

Unternehmerische Transparenz

Wenn Dokumente per E-Mail verschickt werden, bedeutet dies auch, dass sie online zur Verfügung stehen und sowohl vom Absender als auch vom Empfänger abgerufen werden können, wenn dies sinnvoll ist. Die Transparenz bedeutet auch, dass sie nicht darauf angewiesen sind, Probleme mit der IT-Abteilung zu klären, wenn es um internen Support und die Rückverfolgung von Dokumenten geht.

Skalierbarkeit

Das B2BE Email Gateway ist hoch skalierbar. Ein Anstieg des Volumens kann innerhalb der B2BE-Infrastruktur problemlos aufgefangen werden, so dass es keinen Rückstau von Dokumenten gibt und die Dokumente sofort beim Empfänger ankommen.

Kostensenkung bei der Dokumentenbearbeitung

E-Mail automatisiert zwar nicht beide Transaktionsparteien wie EDI, bietet aber dennoch größere Kosteneinsparungen und Flexibilität als Papierdokumente. Manuelle Arbeit entfällt, Audit und Kontrolle finden statt und der E-Mail-Versand von Dokumenten führt beim Absender insgesamt zu einer Automatisierung.