Archivierungs-Lösungen
Archivierung zur Verbesserung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösungen
Ein einfacher, schneller und effizienter Zugriff auf die von Ihnen gesendeten oder empfangenen Dokumente, egal auf welchem Weg, ist wichtig, um sicherzustellen, dass Rückfragen oder Streitigkeiten schnell geklärt werden können. Die Archivierungslösung von B2BE bedeutet, dass historische Daten und Dokumente intakt und über den von unseren Kunden gewünschten Zeitraum hinweg verfügbar bleiben.
Wenn ein Dokument Teil eines Vorgangs ist, kann es mit den zugehörigen Dokumenten verknüpft werden, um sicherzustellen, dass der gesamte Vorgangsverlauf sofort verfügbar ist. Ideal für funktionsübergreifende Dokumente, wenn verschiedene Abteilungen auf die Dokumente und Transaktionen zugreifen müssen.
Die Archivierung stellt auch sicher, dass Geschäftsregeln auf der Grundlage von Vorgängerdokumenten validiert werden können, was für die Steuerberichterstattung im Zusammenhang mit Rechnungen unerlässlich ist.
Hauptmerkmale der B2BE Archivierungslösung
Online-Zugang
Auf alle archivierten Dokumente kann über das B2BE-Kundenzentrum oder über die Webportal-Lösung zugegriffen werden. Das Web-Portal bietet dem Eigentümer und seinen Handelspartnern, die Zugang haben können, ein noch höheres Maß an Flexibilität.
Verknüpfte Dokumente
Alle Dokumente, die über eine der B2BE Dokumentenmanagement-Lösungen versandt werden, können entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation archiviert werden. Wenn die Dokumente zu einer Transaktion gehören, können sie außerdem miteinander verknüpft werden. Suchen Sie beispielsweise nach einer Bestellung und greifen Sie auch auf die zugehörigen POA, POC, ASN und Rechnungen zu.
Zugang zu Handelspartnern
Während Ihr Unternehmen über das Webportal über einen längeren Zeitraum auf Dokumente zugreifen kann, kann es auch Handelspartnern Zugang zu ihren eigenen Dokumenten gewähren, um die Erfüllung der eigenen Anforderungen zu erleichtern.
Prüfung und Kontrolle
Alle Dokumente verfügen über Prüfpfade, die auch für archivierte Dokumente leicht zugänglich sind. Sie können den Dokumentenverlauf, die Aktionen und die Personen, die das Dokument während des Archivierungszeitraums angesehen haben, einsehen.
Flexibilität bei der Dokumentenarchivierung
Während alle Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, können für einige Dokumente oder sogar Transaktionen für bestimmte Kunden oder Lieferanten unterschiedliche Archivierungsregeln gelten. Müssen Sie beispielsweise Dokumente für geschäftliche Zwecke 3 Jahre lang aufbewahren und Rechnungen 10 Jahre lang, um die Steuervorschriften zu erfüllen, dann kann dies konfiguriert werden.
Export von Dokumenten
Die Dokumente können aus der Archivierungsumgebung mit allen verknüpften Dokumenten und einem einfach zu verwendenden Index exportiert werden. Wenn Sie Kopien lokal aufbewahren oder Dokumente einfach über den Archivierungszeitraum hinaus aufbewahren möchten, ist dies einfach zu bewerkstelligen.
B2BE Arbeitsablauf der Archivierung
Die Archivierungslösung von B2BE bedeutet, dass historische Daten und Dokumente intakt und über den von unseren Kunden gewünschten Zeitraum hinweg verfügbar bleiben.
