Lösungen für die Dokumenten-Digitalisierung
Digitalisierung: das Handbuch zur elektronischen Version
Während Dokumenten-Management-Lösungen in der Regel in der Lage sind, den Großteil Ihrer eingehenden Dokumente zu automatisieren, gibt es immer noch eine Reihe von Dokumenten, die Sie in Papierform oder im PDF-Format erhalten und die immer noch manuell bearbeitet werden müssen. Lieferantenrechnungen sind typischerweise ein Bereich, in dem Ihr Unternehmen noch viele Dokumente in Papierform erhält. Während Dokumentenmanagementlösungen in der Regel in der Lage sind, den Großteil Ihrer eingehenden Dokumente zu automatisieren, gibt es immer noch eine Reihe von Dokumenten, die Sie in Papierform oder im PDF-Format erhalten und die immer noch manuell bearbeitet werden müssen. Lieferantenrechnungen sind typischerweise ein Bereich, in dem Ihr Unternehmen noch viele Dokumente in Papierform erhält.
Der Prozess der Dokumentendigitalisierung ermöglicht den Empfang dieser Dokumente, die dann so digitalisiert werden, dass sie dem Standardprozess eines elektronischen Dokuments folgen können. Die Lösung ist eine großartige Möglichkeit, alle manuellen Lieferantenrechnungen abzuschaffen, so dass Sie 100% elektronisch erhalten und einen hochflexiblen Ansatz innerhalb Ihrer Dokumentenmanagement-Suite aufbauen können.
Dokumentendigitalisierung hilft bei der Lösung
Eingang und Bearbeitung
Wenn manuelle Dokumente, insbesondere Lieferantenrechnungen, in Papierform eingehen, bedeutet dies, dass sie empfangen, sortiert, verwaltet und verarbeitet und dann aufbewahrt werden müssen. All das ist zeitaufwendig und sehr manuell.
Unzureichende Prüfung und Kontrolle
Wie bei den meisten manuellen Prozessen gibt es immer Raum für Fehler. Beim Empfang von Papierdokumenten und der entsprechenden Verarbeitung gibt es keine Garantie dafür, dass alle Dokumente korrekt empfangen und verarbeitet wurden, und es gibt nur begrenzte Kontrollmöglichkeiten.
Nutzung der Ressourcen
Die manuelle Bearbeitung, insbesondere des Dokumenteneingangs, ist mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden. Poststellen, Sortierung, Vorbereitung, Scannen und Verarbeitung verbrauchen ebenfalls Ressourcen.
Eingabefehler
Eines der größten Probleme bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten, wie z. B. Lieferantenrechnungen, sind natürlich Fehler bei der Eingabe. Wenn das Dokument manuell bearbeitet werden muss, bedeutet dies mühsame Eingaben, und es können leicht Fehler gemacht werden, die sich auf die folgenden Schritte bei der Verarbeitung des Dokuments auswirken, z. B. den Abgleich von Kreditorenrechnungen.
Bearbeitungszeit
Manuelle Verfahren sind auch zeitaufwendig. Die manuelle Erfassung, Vorbereitung und Bearbeitung von Rechnungen kostet Zeit, was wiederum Kosten verursacht und möglicherweise zum Verlust von Abrechnungsrabatten führt. Zum Beispiel bei Lieferantenrechnungen.
B2BEs Digitalisierungs-Workflow
Unsere Lösung zur Dokumentendigitalisierung bedeutet, dass alle Ihre manuellen Dokumente, wie z. B. Lieferantenrechnungen, digitalisiert werden können, wodurch die Notwendigkeit entfällt, mit Papierdokumenten umzugehen, und Sie eine 100%-Lösung für den elektronischen Dokumenteneingang erhalten.
Hauptmerkmale der B2BE-Lösung für die Dokumenten-Digitalisierung
Kopf- und Zeilenerfassung
Die B2BE Dokumentendigitalisierungslösung kann je nach Erfassungsanforderungen sowohl Zeilen- als auch Kopfwerte erfassen. Das bedeutet, dass die Daten vollständig verarbeitet werden können. So werden z. B. beim Drei-Wege-Abgleich der Kreditorenbuchhaltung die Zeilenwerte erfasst, wenn der Kopf nicht mit dem Wareneingang und dem Bestellwert übereinstimmt, um sicherzustellen, dass Probleme auf Zeilenebene identifiziert werden können.
Dokumentenempfang per E-Mail
Viele Dokumente werden heute als PDF-Dateien (oder andere Bilddateien) per E-Mail empfangen. Diese können von B2BE im Rahmen der Vorverarbeitung problemlos verarbeitet werden. Die Dokumente werden aus den E-Mails entfernt, die Audits beibehalten und der E-Mail-Inhalt mit dem PDF oder Bild verknüpft. Die Dokumente werden dann automatisch an die Digitalisierungslösung weitergeleitet.
Datenanreicherung
B2BE ist sich darüber im Klaren, dass Papierdokumente, wie bei einer EDI-Lösung, möglicherweise nicht die Informationen enthalten, die der Empfänger benötigt, und dass er andere Daten benötigt, um die Dokumente zu integrieren, so dass die Anreicherung der Dateien im laufenden Betrieb erfolgen kann, um eine geringere Fehlerquote zu gewährleisten.
Qualität der Daten-Digitalisierung
Die Daten werden innerhalb der B2BE-Lösung für die Dokumentendigitalisierung zweimal verarbeitet, verglichen und validiert, um Fehler zu beseitigen. Ebenso können die Daten innerhalb des Dokuments validiert werden, um sicherzustellen, dass die Daten des Absenders nicht einfach zu Fehlern führen, die im ERP-System des Empfängers mit mehr Aufwand zu korrigieren sind.
Automatische Ablehnungdfunktionalität
Eine Reihe von Geschäftsregeln kann auch innerhalb der Dokumenten-Digitalisierungslösung festgelegt werden, damit Dokumente abgelehnt und an den Absender zurückgewiesen werden, die nicht digitalisiert werden können. So zum Beispiel, wenn der Inhalt falsch oder die Qualität schlecht ist. Ebenso können gesendete Dokumente, bei denen es sich angeblich um einen bestimmten Dokumententyp handelt, z. B. eine Rechnung, abgelehnt oder einfach archiviert und nicht verarbeitet werden, damit Sie sich nicht mit fehlerhaften Dokumenten befassen müssen.
Warum Dokumenten-Digitalisierung?
Eine manuelle Rechnungsdateneingabe verursacht Schätzungen zufolge eine Fehlerquote von über 20 % in der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens.
Was Sie mit B2BEs Dokumenten-Digitalisierungslösung erreichen können
100% e-Rechnungseingang
Durch die Kombination einer B2BE Dokumenten-Digitalisierungslösung für Lieferanten-Rechnungen, z.B. mit EDI und Web Trader, sind Sie in der Lage, 100% Ihrer Lieferanten-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Dies gilt natürlich auch für alle anderen Dokumente, deren Digitalisierung sinnvoll ist.
99% Datenerfassungsgenauigkeit
Die B2BE-Digitalisierungslösungen ermöglichen eine 99-prozentige Datenerfassungsqualität aufgrund des doppelten Bearbeitungsansatzes sowie des Vergleichs-, Überprüfungs- und Berichtigungsprozesses. Auf diese Weise entsprechen die erfassten Daten direkt dem, was gesendet wurde. Dennoch kann es vorkommen, dass die Daten nicht korrekt sind, was mithilfe der Validierungs-, Anreicherungs- und Ablehnungsprozesse verwaltet wird.
Intelligentes Keying
In vielen Fällen benötigt Ihr System oder eine der B2BE Purchase to Pay- oder Order to Cash-Lösungen nur bestimmte Daten aus einem Dokument. Das bedeutet, dass die Einstellungen für die Belegerfassung so konfiguriert werden können, dass nur die Daten erfasst werden, die Sie benötigen und auch tatsächlich verwenden werden.
Bessere Transparenz
Jedes Dokument innerhalb der B2BE-Digitalisierungslösung enthält das Originaldokument (PDF, Bild), die erfassten Daten und die Datei, die Ihr Unternehmen erhalten hat, so dass Sie bei Bedarf genau sehen können, was passiert ist. Natürlich verfügen alle Dokumente über ein Audit-Protokoll und wenn sie Teil eines größeren Transaktionssatzes sind, können sie auch mit den anderen zugehörigen Dokumenten verknüpft werden.
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